Libro de caja: Definición
Un libro de caja es un libro subsidiario en el que se mantienen tanto el efectivo como las transacciones bancarias. Un libro de caja es tanto un diario como un libro mayor.
Libro de caja: Explicación
Tanto los cobros como los pagos en efectivo se registran en un libro de caja. El libro de caja también se concilia periódicamente con los extractos bancarios como medida de auditoría interna.
Los libros de caja son importantes porque su correcto mantenimiento y conciliación con los extractos bancarios son fundamentales para una empresa.
Algunas empresas mantienen libros de caja en lugar de diarios de recibos de efectivo y diarios de pagos en efectivo. Esto se debe a que todos los cobros y pagos en efectivo se registran en un libro de caja. Se parece a la cuenta de efectivo que se mantiene en el libro mayor.
De hecho, cuando un libro de caja se mantiene por separado, no es necesario llevar una cuenta de caja en el libro mayor. A todos los efectos, un libro de caja se trata como una cuenta de caja (es decir, una parte del libro mayor).
El libro de caja se mantiene en forma de cuenta contable, donde los recibos se colocan en el lado del débito y los pagos en el lado del crédito.
Este libro tiene un doble propósito. Actúa como un diario o libro de entrada principal porque todas las transacciones en efectivo se registran en él a medida que tienen lugar. También actúa como parte del libro mayor porque contiene efectivo y cuentas bancarias.
Cuando el empleado del libro mayor recibe el libro de caja, completa el proceso de doble entrada contabilizando las transacciones en otras cuentas del libro mayor involucradas en el libro de caja.
El saldo del libro de caja se incluye en el saldo de prueba como una cuenta de libro mayor regular.
Como indica esta explicación, el libro de caja se encuentra entre los libros de cuentas más importantes de los negocios modernos. Por tanto, queda a cargo de un responsable que lo mantiene actualizado.
Tipos de libros de caja
Hay cuatro tipos principales de libros de caja:
- Libro de caja de una columna
- Libro de caja de doble columna
- Libro de caja de tres columnas
- Libro de caja chica
Ventajas de los libros de caja
Hay tres ventajas principales de mantener un libro de caja.
Primero, en casi todas las empresas, la mayoría de las transacciones están relacionadas con cobros y pagos en efectivo.
Si no se mantiene un libro de caja y las transacciones en efectivo no se registran en el diario, se requeriría tiempo y trabajo innecesarios para debitar y acreditar la cuenta de efectivo por cada transacción en efectivo.
La segunda ventaja surge después de considerar que dentro de la mayoría de las empresas, la escala de transacciones en efectivo suele ser grande; Dado que el efectivo puede ser robado fácilmente por empleados deshonestos, el registro de efectivo debe estar actualizado y debidamente supervisado por una persona razonable.
Para ello, es fundamental mantener un libro de caja para registrar todas las transacciones en efectivo de forma precisa y sistemática.
La ventaja final es que el libro de caja es un libro del registro original y parte del libro mayor.
Si todas las transacciones en efectivo pasan por el libro de caja, podemos evitar el trabajo sustancial necesario para registrar cada artículo (recibos y pagos de efectivo) individualmente en cada cuenta del libro mayor.
