Libro mayor de cuentas por pagar: definición
El libro mayor de cuentas por pagar es un libro mayor subsidiario que enumera las cuentas individuales de los acreedores. También se conoce como libro mayor de acreedores.
Un libro mayor subsidiario es un libro mayor que contiene solo un tipo de cuenta, como el libro mayor de cuentas por pagar.
Libro mayor de cuentas a pagar: explicación
Cuando una empresa tiene solo unos pocos acreedores, es posible mantener una cuenta de Cuentas por pagar separada para cada acreedor.
Si una empresa tiene muchos acreedores, que suele ser el caso, tener una cuenta de libro mayor individual para cada acreedor podría resultar en un libro mayor y difícil de manejar.
Imagine, por ejemplo, una empresa que realiza compras a crédito de 200 acreedores diferentes. Luego, imagine el tamaño de su libro mayor si, además de todas las demás cuentas, se mantiene una cuenta separada para cada acreedor.
Un solo libro mayor sería demasiado grande para manejarlo de manera eficiente. Esto dificultaría la preparación de un balance de prueba o estados financieros.
Para superar estos problemas, las cuentas de los acreedores a menudo se establecen en un libro mayor separado. Un libro mayor separado que contiene solo un tipo de cuenta se denomina libro mayor auxiliar.
Un libro mayor subsidiario que contiene solo las cuentas de los acreedores se denomina libro mayor de cuentas por pagar o libro mayor de los acreedores.
Cuando se utilizan libros auxiliares, el libro mayor principal, que contiene las cuentas necesarias para preparar los estados financieros, se denomina libro mayor.
Formato del libro mayor de cuentas por pagar
Las cuentas en el libro mayor de cuentas por pagar están diseñadas para mostrar el saldo adeudado a cada acreedor. Por lo general, se utiliza el formulario de cuenta de tres columnas, como se muestra a continuación.
Libro mayor de cuentas por pagar
Las cuentas de pasivo normalmente tienen saldos acreedores. Por lo tanto, con raras excepciones, las cuentas de los acreedores tendrán saldos acreedores.
Por lo tanto, el formulario de cuenta de tres columnas es más adecuado para las cuentas de los acreedores que el formulario de cuenta de cuatro columnas que se usa comúnmente en el libro mayor.
Las cuentas en el libro mayor de cuentas por pagar generalmente no tienen números asignados. En cambio, están organizados en orden alfabético para facilitar la adición de nuevas cuentas y la eliminación de cuentas inactivas.
Los saldos de las cuentas de los acreedores en el libro mayor de cuentas por pagar se resumen en la cuenta Cuentas por pagar en el libro mayor general.
Es decir, cuando se complete toda la contabilización, el saldo de la cuenta de Cuentas por pagar será igual a la suma de los saldos de las cuentas de los acreedores. Por lo tanto, se dice que la cuenta de Cuentas por pagar controla el libro mayor de cuentas por pagar.
Una cuenta de control es una cuenta en el libro mayor que resume las cuentas en un libro auxiliar relacionado.
Ejemplo
Para ilustrar la relación entre la cuenta de control y el libro mayor subsidiario, examinemos los montos adeudados por Judy Bowman, una distribuidora de suministros de salud y belleza. Los siguientes saldos corresponden al 31 de marzo de 2019:
Judy mantiene un libro mayor auxiliar de cuentas por pagar, que se resume en una cuenta de control de Cuentas por pagar en su libro mayor. La siguiente figura muestra la relación entre los dos.
Contabilización en el libro mayor de Cuentas por pagar
Cada entrada en el diario de compras representa una compra a cuenta y requiere una contabilización individual en la cuenta del libro mayor subsidiario del acreedor a quien se le realizó la compra.
La contabilización en las cuentas de los acreedores es un proceso de cinco pasos. A modo de ilustración, la siguiente figura muestra cómo la entrada de diario de Lakeside del 2 de noviembre que registra una compra a proveedores clave se registra en el libro mayor de cuentas por pagar.
La entrada se publica siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1: Ingrese la fecha de la entrada de diario en la columna Fecha de la cuenta de Proveedores clave.
Paso 2: Ingrese el monto del asiento de diario, $ 575, en la columna Crédito de la cuenta de Proveedores clave.
Paso 3: Calcule el saldo de la cuenta de Proveedores clave e ingréselo en la columna Saldo de la cuenta.
Como no había saldo previo, el saldo de la cuenta de Proveedores Clave es de $ 575. Si hubiera habido un saldo anterior, la contabilización actual de $ 575 se habría agregado a ese saldo para obtener un nuevo saldo.
Etapa 4: Ingrese P1 (diario de compras, página 1) en la columna PR de la cuenta de Proveedores clave.
Paso 5: Ingrese una marca de verificación en la columna PR del diario de compras.
La marca de verificación indica que se ha realizado una contabilización individual en el libro mayor de cuentas por pagar. Se utiliza una marca de verificación porque las cuentas del libro mayor auxiliar no tienen números asignados.
