Métodos y principios de codificación de materiales.

Métodos de codificación

Hay varios métodos comunes que se utilizan para codificar materiales. Estos métodos incluyen codificación alfabética, mnemotécnica, numérica, decimal, alfanumérica y por colores.

Codificación alfabética de materiales

Como su nombre indica, este método implica el uso de letras alfabéticas como códigos para facilitar la identificación fácil y rápida de los materiales.

La codificación alfabética de materiales es el enfoque más simple, pero carece de flexibilidad.

Codificación mnemotécnica

Ésta es una versión modificada del sistema de codificación alfabética. Implica el uso de letras alfabéticas para crear códigos que ayuden a la memoria.

La codificación mnemotécnica es fácil de operar porque ayuda al personal a memorizar los artículos de una tienda. Sin embargo, si se asignan códigos similares a varios elementos, esto puede generar confusión y el método también carece de flexibilidad.

Codificación numérica

También conocido como codificación de números directos, los números se utilizan en la codificación numérica para representar diferentes artículos en una tienda. Se puede asignar una serie de números para almacenar artículos de naturaleza similar.

La codificación numérica de materiales es el método más simple y más utilizado en las empresas de fabricación debido a su flexibilidad.

Codificación decimal

Este es otro sistema numérico de codificación con la diferencia de que en lugar de números completos, se utilizan decimales.

Por lo general, se utiliza en empresas en las que se utiliza un sistema contable mecanizado. Con este método, los números enteros se utilizan para indicar el grupo principal o el grupo principal, mientras que los decimales se utilizan para indicar subgrupos.

Este método tiene la ventaja de la flexibilidad y la escalabilidad ilimitada. Además, el uso de puntos decimales hace que los números sean más fáciles de leer y recordar.

Sin embargo, la principal desventaja de la codificación decimal es su complejidad. También implica la posibilidad de perder u omitir decimales.

Codificación alfanumérica

También conocido como el sistema alfeno-serial o el sistema de código combinado, este sistema usa letras alfabéticas junto con números para codificar los artículos de la tienda.

Los grupos más amplios de artículos de la tienda están representados por símbolos alfabéticos, mientras que los grupos detallados están representados por números.

Codificación de colores

Como su nombre lo indica, bajo este método, las marcas de color se utilizan para indicar los números de código. Este método se puede aplicar para codificar metales, cables, componentes pequeños, bidones de aceite y varios otros elementos.

Si los colores utilizados no son demasiado complicados, este método proporciona un medio fácil de identificación a la vista. Por ejemplo, en el caso del metal, los códigos de color se pueden utilizar de la siguiente manera:

Este método es simple pero carece de flexibilidad. Es decir, cuando aumenta el número de artículos de la tienda, no es posible ampliar el número de colores.

Principios de codificación de materiales

Se deben tener en cuenta varios principios al asignar códigos. En primer lugar, los códigos deben ser fáciles de entender, lo que permitirá al personal de tienda utilizarlos cómodamente.

Tampoco debe haber duplicación entre códigos, y cada código debe relacionarse con un solo tipo de tienda. El número de código debe ser elástico, permitiendo que se agreguen nuevos artículos a la tienda de manera fácil y lógica.

Los códigos también deben identificar el material sin ambigüedad o incertidumbre. Idealmente, los códigos deberían ser lo más cortos posible porque los códigos grandes darán lugar a errores. Por último, los códigos mnemónicos son más fáciles de recordar y están asociados con una menor probabilidad de errores.

Ventajas de la codificación de materiales

Las principales ventajas de codificar materiales se indican a continuación:

1. Evitación de descripciones extensas: La codificación ayuda a evitar el uso de nombres y descripciones extensos para los artículos de la tienda, lo que ahorra tiempo y energía.

2. Identificación precisa de las tiendas: La codificación ayuda a la identificación precisa y conveniente de los artículos de la tienda. La fácil identificación de los artículos de la tienda ahorra tiempo y costos relacionados con el manejo en la tienda.

3. Conveniencia en la emisión de materiales: La codificación de los artículos de la tienda en líneas científicas ayuda a eliminar la posibilidad de errores en la emisión de materiales. También aumenta la eficiencia del personal de almacén.

4. Mantenimiento del secreto: Toda empresa de fabricación, por necesidad, intenta mantener en secreto sus actividades y procesos de producción. La codificación de los artículos de la tienda ayuda a mantener el secreto en las actividades de producción.

5. Simplificación de la contabilidad de las tiendas: La codificación de los artículos de la tienda ayuda a mantener registros precisos, ya que la codificación científica permite la sistematización.

6. Prevención de la duplicación: La codificación evita la duplicación de artículos. Como todos los artículos similares de la tienda están agrupados, cuando un artículo se codifica una vez, no se le asigna un nombre alternativo.

7. Conveniencia en la preparación de formularios de materiales: La codificación de artículos de la tienda hace que la preparación de varios formularios y documentos relacionados con las tiendas sea fácil y conveniente (por ejemplo, lista de materiales, solicitudes de compra y solicitudes de materiales).

8. Otras ventajas: La codificación ayuda en la estandarización de los artículos de la tienda y en la reducción de su variedad. También ayuda a reducir los costos de almacenamiento y aumentar la eficiencia.

Sobre el Autor
Verdadero Tamplin, BSc, CEPF®

True Tamplin es un autor publicado, orador público, director ejecutivo de UpDigital y fundador de Finance Strategists.

True es un Educador Certificado en Finanzas Personales (CEPF®), contribuye a su sitio de educación financiera, Finance Strategists, y ha hablado con varias comunidades financieras como el CFA Institute, así como con estudiantes universitarios como su Alma mater, Biola University, donde recibió una licenciatura en ciencias empresariales y análisis de datos.

Para obtener más información sobre True, visite su sitio web personal, vea su perfil de autor en Amazon, su entrevista en CBS o consulte su perfil de orador en el sitio web del CFA Institute.