Notas a pagar: Definición
Pagar es un pasivo que resulta de compras de bienes y servicios o préstamos. Por lo general, cualquier instrumento escrito que incluya intereses es una forma de deuda a largo plazo.
Notas a pagar: explicación
Una empresa puede emitir un pagaré a largo plazo pagadero por diversas razones. Por ejemplo, se pueden emitir pagarés para comprar equipo u otros activos o para pedir prestado dinero al banco para fines de capital de trabajo.
Generalmente, no hay problemas especiales que resolver al contabilizar estas notas. Se carga el activo recibido y se abona la nota. A medida que se devengan intereses, se registran periódicamente y finalmente se pagan.
Sin embargo, surge un problema cuando una obligación no tiene un interés establecido o la tasa de interés está sustancialmente por debajo de la tasa actual para pagarés similares.
Esta situación puede ocurrir cuando un vendedor, para hacer que un detalle parezca más favorable, aumenta el precio de lista o al contado de un artículo pero ofrece al comprador condiciones de reembolso sin intereses.
Según la Junta de Principios Contables (APB):
El uso de una tasa de interés que varíe de la tasa de interés vigente justifica la evaluación de si el valor nominal y la tasa de interés establecida de un pagaré u obligación proporcionan evidencia confiable de que se registra adecuadamente el intercambio y el interés relacionado posterior.
En tales situaciones, la APB requiere que el pagaré, el precio de venta y el costo de propiedad, bienes o servicios intercambiados por el pagaré se registren al precio equivalente en efectivo de la propiedad, bienes o servicios, o al valor de mercado de la misma. nota (si es más fácil de determinar).
Si no se puede determinar ninguno de estos montos, el pagaré debe registrarse a su valor presente, utilizando una tasa de interés adecuada para ese tipo de pagaré.
Ejemplo
El 2 de enero de 2019, Ng Corporation acordó comprar un equipo personalizado.
El acuerdo exige que Ng realice 3 pagos anuales iguales de $ 6,245 al final de los próximos 3 años, para un pago total de $ 18,935. No se proporciona interés en el acuerdo.
Si el artículo se compra directamente al contado, su precio habría sido de $ 15 000.
Por lo tanto, en realidad, hay una tasa de interés implícita en esta transacción porque Ng pagará $ 18,735 durante los próximos 3 años por lo que podría haber comprado inmediatamente por $ 15,000.
La técnica del valor presente se puede utilizar para determinar que esta tasa de interés implícita es del 12%.
No sería apropiado registrar esta transacción debitando la cuenta del Equipo y acreditando Notas a Pagar por $ 18,735 (es decir, el monto total de los flujos de salida de efectivo).
Esto se debe a que tal entrada exageraría el costo de adquisición del equipo y los cargos de depreciación posteriores y subestimaría los gastos por intereses posteriores.
Asiento de diario para registrar el equipo comprado y emisión de pagarés por pagar
Continuando con el ejemplo anterior, el equipo y el billete deben registrarse a su precio equivalente en efectivo de $ 15 000. La entrada correcta para pasar en el diario es la siguiente:
El descuento se amortiza durante cada uno de los próximos 3 años a Gastos por intereses.
La siguiente tabla muestra cómo se hace esto.
Cada pago de $ 6,245 se divide entre intereses y capital. La porción de interés es el 12% del valor en libros del pagaré al comienzo de cada año.
Por ejemplo, en 2019 el interés es de $ 1,800 o $ 15,000 x 0,12. En 2020, el interés es $ 1267, o $ 10,555 x 0.12. El capital es solo el pago total menos la cantidad asignada a los intereses.
Cada año, el descuento no amortizado se reduce por el gasto por intereses del año. Este tratamiento asegura que el elemento de interés se contabilice por separado del costo del activo.
El asiento de diario para registrar el pago del primer año es:
El resultado de esta entrada es registrar un gasto por intereses de $ 1,800 y reducir el valor en libros de los documentos por pagar a $ 10,555, como se muestra en las siguientes cuentas T:
Las entradas en los años siguientes se realizarían de la misma manera.
Los puntos importantes para recordar son:
- El gasto de depreciación ahora se basa en un costo de adquisición de $ 15,000 (es decir, el precio equivalente en efectivo)
- El gasto por intereses de $ 3,735 se registra durante los 3 años de duración de los documentos por pagar.
Al igual que con los documentos por cobrar, los documentos por pagar pueden resultar de diferentes tipos de transacciones, pero las fuentes más probables son las compras de bienes y servicios a través de documentos comerciales por pagar o de préstamos bancarios a través de documentos por pagar.
Nos concentraremos en los pagarés a los bancos. Los conceptos relacionados con estos pagarés se pueden aplicar fácilmente a otras formas de pagarés por pagar.
Notas a pagar emitidas al banco
Los préstamos bancarios son una fuente importante de financiación para todo tipo y tamaño de empresas. Hay dos tipos diferentes de notas que se pueden emitir a los bancos:
- Uno dibujado para incluir el capital o el valor nominal y un elemento de interés separado
- Otro elaborado de tal manera que el valor nominal también incluye el cargo por intereses.
El siguiente ejemplo muestra ambos tipos de notas.
Caso 1: Elemento de interés expresado por separado
Caso 2: Elemento de interés incluido
La nota en el Caso 1 se gira sobre el monto principal de $ 5,000. El elemento de interés del 12% se indica por separado.
El pagaré en el Caso 2 se extrae por $ 5,200, pero el elemento de interés no se indica por separado.
El interés de $ 200 (12% de $ 5,000 por 120 días) se incluye en el anverso del pagaré en el momento de su emisión, pero se deduce de los ingresos en el momento en que se emite el pagaré.
Por lo tanto, SF Giant recibe solo $ 5,000 en lugar de $ 5200, el valor nominal del billete. El segundo caso es un ejemplo de pagarés descontados por pagar.
Emisión de la nota
Los asientos del diario para registrar esta nota en cada uno de los dos casos son:
La entrada en el Caso 1 es sencilla. El efectivo se carga y los pagarés por pagar se abonan por $ 5,000.
En el caso 2, los pagarés por pagar se acreditan por $ 5,200, el valor de vencimiento del pagaré, pero SF Giant recibe solo $ 5,000 en efectivo.
La diferencia de $ 200 se carga en la cuenta Descuento en Notas a pagar. Esta es una cuenta de contra-pasivo y se compensa con la cuenta de Pagarés en el balance.
Los gastos por intereses no se cargan porque los intereses son una función del tiempo. El descuento simplemente representa el gasto potencial total por intereses en el que se incurrirá si el pagaré permanece impago durante los 120 días completos.
Durante la vida del pagaré, el descuento se cancela a medida que se reconocen los gastos por intereses. Los balances parciales de ambos casos a la fecha de la nota se presentan a continuación:
Devengo de intereses
Debido a que los intereses de los pagarés no se pagan hasta el vencimiento, se debe realizar un devengo de intereses al final del año. Este devengo es por tres meses, ya que se supone que los asientos de ajuste se realizan solo al final del año (es decir, 31 de diciembre). La entrada en cada caso es:
El asiento de diario de ajuste en el Caso 1 es similar a los asientos para devengar intereses. Los gastos por intereses se cargan y los intereses a pagar se abonan por tres meses de intereses acumulados.
La entrada en el Caso 2 necesita una explicación adicional.
En el origen del pagaré, la cuenta de Descuento sobre los pagarés por pagar representa los cargos por intereses relacionados con los períodos contables futuros.
Al final del plazo del pagaré, todos estos cargos por intereses han sido reconocidos, por lo que el saldo en esta cuenta de descuento se vuelve cero. Para llevar a cabo este proceso, la cuenta de Descuento en Notas a Pagar se cancela durante la vigencia de la nota.
Esta cancelación se conoce como amortización del descuento.
En el asiento de diario del Caso 2, el descuento se amortiza linealmente. Es decir, una cantidad igual del descuento ($ 200/4 = $ 50) se carga cada mes a los gastos por intereses.
La entrada es de $ 150 porque la entrada de amortización es por un período de 3 meses. Después de la entrada el 31 de diciembre, la cuenta de descuento tiene un saldo de solo $ 50.
Esto aumenta el pasivo neto a $ 5,150, lo que representa los $ 5,000 de ingresos del pagaré más $ 150 de intereses incurridos desde el inicio del préstamo.
Los balances parciales al 31 de diciembre de 2019 para los Casos 1 y 2 son los siguientes:
Como muestran estos balances parciales, el pasivo total relacionado con pagarés e intereses es de $ 5,150 en ambos casos.
Pago al vencimiento del pagaré
Cuando el pagaré vence el 31 de enero de 2020, SF Giant debe pagar la totalidad del principal y, en el primer caso, los intereses devengados. En ambos casos, se reconoce el gasto por intereses del último mes, $ 50. Los asientos del diario para ambos casos se presentan a continuación.
En resumen, ambos casos representan diferentes formas en las que se pueden escribir notas. En el primer caso, la empresa recibe un valor nominal total de $ 5,000 y finalmente paga el capital y los intereses de $ 5200.
En el segundo caso, la empresa recibe los mismos $ 5,000, pero la nota está escrita por $ 5200. El interés se deduce del pagaré en el momento de su origen. Sin embargo, finalmente la empresa deberá reembolsar los $ 5,200 en su totalidad.