Plan de cuentas – Ejemplo | Formato | Plantilla estructurada
¿Qué es el Plan de Cuentas? – Definición
El plan de cuentas es una lista de todas las cuentas del libro mayor de un sistema contable. A diferencia de un balance de prueba que solo enumera las cuentas que están activas o tienen saldos al final del período, el gráfico enumera todas las cuentas del sistema. Es una lista simple de números y nombres de cuentas. No incluye ninguna otra información sobre cada cuenta, como saldos, débitos y créditos, como lo hace un saldo de prueba.
Puede pensar en esto como un rolodex de cuentas que el tenedor de libros y el software de contabilidad pueden usar para registrar transacciones, hacer informes y preparar estados financieros durante todo el año.
Formato del plan de cuentas y sistema numérico
Por lo general, a cada cuenta se le asigna un número en función del orden en que aparece en los estados financieros. Las cuentas del balance generalmente se presentan primero, seguidas de las cuentas del estado de resultados. Por lo tanto, a las cuentas se les asignan números y se enumeran en este orden: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, otros.
La mayoría de las empresas utilizan un sistema de numeración que agrupa las cuentas en categorías de estados financieros. Por ejemplo, todas las cuentas de activos pueden tener un prefijo de 1, mientras que las cuentas de pasivos pueden tener un prefijo de 2. Este sistema de numeración se ve así:
- Activos: 1-001
- Pasivo: 2-001
- Equidad: 3-001
- Ingresos: 4-001
- Gastos: 5-001
- Otro: 6-001
Este sistema de numeración ayuda a los tenedores de libros y contadores a realizar un seguimiento de las cuentas junto con la categoría a la que pertenecen dos. Por ejemplo, si el nombre o la descripción de una cuenta son ambiguos, el contador puede simplemente mirar el prefijo para saber exactamente qué es. Tomemos el seguro, por ejemplo. Una cuenta podría denominarse simplemente «compensación de seguro». ¿Qué significa eso? ¿Es un activo pagado por adelantado o un gasto que se pagó? El contable podría notar la diferencia por el número de cuenta. Un activo tendría el prefijo 1 y un gasto tendría el prefijo 5. Esta estructura puede evitar confusiones en el proceso del contable y garantizar que se seleccione la cuenta adecuada al registrar las transacciones.
Aunque la mayoría de los paquetes de software de contabilidad como Quickbooks vienen con una lista de cuentas estándar o predeterminada, los contables pueden configurar y personalizar la estructura de su cuenta para que se adapte a su negocio e industria.
Por ejemplo, muchas empresas tienen diferentes departamentos que incurren en costos similares como suministros. La gerencia podría querer evaluar los gastos de suministros de cada departamento para ver cuál está utilizando sus recursos de manera más eficiente. Para facilitar esta comparación, el contable podría etiquetar los gastos a diferentes departamentos o simplemente usar cuentas numeradas diferentes para cada departamento. El departamento 1 podría usar 5-001-1 para sus gastos de suministros, mientras que el departamento 2 podría usar 5-0001-2 para diferenciarlo de los otros departamentos.
Ejemplo y plantilla
Cómo utilizar el plan de cuentas
Hay muchas formas diferentes de estructurar un plan de cuentas, pero lo importante a recordar es que la simplicidad es la clave. Cuantas más cuentas se agreguen al gráfico y más complejo sea el sistema de numeración, más difícil será realizar un seguimiento de ellas y utilizar realmente el sistema de contabilidad. Lo simple siempre es mejor que complicado.
A continuación, se muestra un plan de cuentas de ejemplo estándar.
Como puede ver, cada cuenta se enumera numéricamente en orden de estado financiero con el número en la primera columna y el nombre o descripción en la segunda columna.
Cómo crear un plan de cuentas
Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al crear un plan de cuentas para su empresa.
Numeración – No utilice todos los números simultáneos para sus cuentas. Probablemente necesite agregar cuentas en el futuro. Si no deja espacios entre cada número, no podrá agregar nuevas cuentas en el orden correcto. Por ejemplo, suponga que su cuenta de efectivo es 1-001 y su cuenta de cuentas por cobrar es 1-002, ahora desea agregar una cuenta de caja chica. Bueno, esto debería aparecer entre el efectivo y las cuentas por cobrar en el cuadro, pero no hay un número entre ellos. Mira el patrón numérico en nuestro ejemplo anterior.
Tamaño – Configure su gráfico para tener suficientes cuentas para registrar las transacciones correctamente, pero no se exceda. Cuantas más cuentas tenga, más difícil será consolidarlas en estados e informes financieros. Además, es importante revisar periódicamente el gráfico y consolidar las cuentas duplicadas.
Cambios – Es inevitable que necesite agregar cuentas a su gráfico en el futuro, pero no cambie drásticamente la estructura de numeración y el número total de cuentas en el futuro. Un gran cambio dificultará la comparación de los registros contables entre estos años.