Cuando comprenda la diferencia entre un cuenta de recibos y pagos y un cuenta de ingresos y gastos, debería ser una cuestión sencilla convertir el primero en el segundo.
Como guía general, este artículo muestra una serie de pasos que puede seguir para convertir una cuenta de recibos y pagos en una cuenta de ingresos y gastos.
Primero, excluya lo siguiente:
- Apertura y cierre de efectivo y saldos bancarios.
- Todas las partidas de cobros y pagos de capital
- Ingresos del período anterior y cualquier ingreso recibido por adelantado
- Gastos de períodos anteriores o futuros
A su vez, incluya lo siguiente:
- Todos los ingresos relacionados con el período actual pero aún no recibidos
- Todos los gastos relacionados con el período actual pero aún no pagados
Por último, la provisión para deudas incobrables y depreciación de activos fijos debe hacerse y cargarse a la cuenta de ingresos y gastos.
Tratamiento contable de partidas importantes
Al preparar una cuenta de ingresos y gastos, debe prestar especial atención a los siguientes elementos:
Legados
Esta cantidad se recibe según el testamento del fallecido. Si el monto es mayor, normalmente se trata como una partida de capital y se muestra como un pasivo en el balance general; de lo contrario, se trata como un ingreso y se registra en la cuenta de ingresos y gastos.
A veces, una parte del legado se transfiere a la cuenta de ingresos y gastos. Si no hay nada claro, puede tratarse como ingreso o capitalizarse, pero se debe dar una nota al pie de su tratamiento.
Donaciones
El trato respecto a las donaciones puede variar. Grandes cantidades se capitalizan y se muestran como pasivo en el balance. Algunas donaciones se tratan simplemente como ingresos y se llevan al crédito de la cuenta de ingresos y gastos.
Si la cantidad es moderada, puede tratarse de cualquier manera, pero debe incluirse una nota al pie sobre el tratamiento de dichas cantidades.
Además, si las donaciones se dan para un propósito específico (por ejemplo, construcción de una sala, adquisición de equipo deportivo, etc.), entonces se deben capitalizar y se mostrarán como un pasivo en el balance.
Suscripciones de membresía vitalicia
Se utilizan dos métodos principales para tratar las cantidades recibidas a cuenta de las suscripciones de membresía vitalicia:
- Cuando la cantidad es relativamente pequeña y hay un flujo regular de miembros que aprovechan la instalación cada año, el elemento se considera ingresos y se ingresa en la cuenta de ingresos y gastos.
- Cuando la cantidad es grande, un cierto porcentaje se trata como ingreso cada año. Por ejemplo, el 10% se trata como ingreso, lo que significa que el ingreso completo se toma durante el período de 10 años.
Elementos relacionados con un fondo específico
Si existe un fondo específico y hay ciertas partidas de gastos relacionados con dicho fondo, entonces el gasto no debe mostrarse en la cuenta de ingresos y gastos. En cambio, debería restarse de su fondo relativo en el balance.
Por ejemplo, si hay un fondo de torneo en la cuenta de recibos y pagos y también se dan los gastos del torneo, entonces los gastos del torneo no deben ingresarse en la cuenta de ingresos y gastos.
En cambio, deben deducirse del fondo del torneo en el balance.
Venta de Periódicos Antiguos y Material Deportivo
El efectivo recibido por concepto de material deportivo antiguo y periódicos antiguos se clasifica como ingresos recurrentes. Por lo tanto, debe incluirse en la cuenta de ingresos y gastos.
Venta de activos antiguos
La venta de un activo antiguo se deduce de un activo particular en el balance. La ganancia o pérdida obtenida por la venta de un activo antiguo debe registrarse en la cuenta de ingresos y gastos.
Cerrar una cuenta de ingresos y gastos
Si los ingresos son mayores, esto se denomina exceso de ingresos sobre gastos (o saldo excedente).
Si los gastos son mayores, esto se denomina exceso de gasto sobre ingresos (o saldo deficitario).
Nota explicativa: Cualquier monto de crédito a los ingresos se mostrará como un pasivo en el balance general.
Ejemplo
Para el año terminado el 31 de marzo de 2017, el tesorero del Centro Juvenil produjo el siguiente resumen de recibos y pagos.
Requerido: Elaborar una cuenta de ingresos y gastos para el año terminado el 31 de marzo de 2017.
Solución
Nota: Los gastos incurridos en la compra de nuevas herramientas y nuevos equipos de juegos no se han registrado en la cuenta porque son gastos pagados (es decir, se tratarán como un activo).
