Introducción
En toda organización, la dirección hace planes. Un grupo de personas que operan sin algún tipo de plan es incoherente, sin dirección y no es una organización.
En cualquier organización, como una empresa que opera un negocio, los líderes (es decir, los gerentes) dedican una reflexión considerable a la cuestión de cuáles deberían ser los objetivos de la empresa y la mejor manera de alcanzarlos.
Aunque todas las gestiones planifican, existen diferencias en la forma en que lo hacen. Algunas personas hacen su planificación completamente en sus cabezas o usan hojas de papel (¡incluso sobres!) Para tomar notas y hacer estimaciones.
Otros expresan sus planes en términos cuantitativos y los plasman en papel o en un registro digital de alguna manera ordenada y sistemática. Algunos incluso usan modelos de computadora.
Independientemente de cómo se haga, este proceso se llama presupuesto. Un presupuesto es un plan expresado en términos cuantitativos. Nuestra preocupación se centra principalmente en los presupuestos que se expresan en términos monetarios.
Algunos presupuestos se expresan en términos de unidades de producto, número de empleados, unidades de tiempo u otras cantidades no monetarias.
Además de su función de planificación, el presupuesto es también un mecanismo de control y coordinación.
El siguiente diagrama ilustra la gama de presupuestos posibles, así como las distinciones entre los presupuestos operativos y de responsabilidad. Como individuos, lo que más nos preocupa es lo último.
Propósito del presupuesto
En la elaboración de presupuestos, todos los miembros del equipo de gestión de una organización deben participar en el proceso de planificación y control financiero. El presupuesto puede describirse como:
- Establecer requisitos y objetivos para todos los gerentes responsables.
- Elaboración, por cada gerente responsable, de un plan operativo detallado para el departamento (esto cumplirá o mejorará el objetivo departamental)
- Consolidación de todos los planes operativos en un presupuesto maestro
- Conciliación del resultado con el objetivo de beneficio
La elaboración de presupuestos es una parte creativa del proceso de gestión. Por lo tanto, se incluye una revisión de las operaciones en cada etapa del proceso de presupuestación. La revisión asegura que el plan operativo representa el uso óptimo de los recursos.
La responsabilidad última del presupuesto es el administrador responsable. Los altos estándares en el establecimiento de planes operativos desarrollan actitudes conscientes de los costos y las ganancias en todo el equipo de administración. Esto hace un uso eficaz del proceso de presupuestación.
Habilidades de las personas
El proceso de elaboración de presupuestos debe percibirse como un medio para expandir el interés laboral y aumentar el valor de las personas para la empresa. Esto requiere una gran habilidad para tratar con personas de la alta gerencia y los contadores que generalmente administran los presupuestos.
Deben conocer al equipo directivo y las personalidades involucradas, y también es necesario que tengan una clara conciencia de los diferentes enfoques que mejor se adaptan a las personas.
Cree las condiciones adecuadas
Debe haber un mecanismo (por ejemplo, un coordinador de presupuesto) para proporcionar el vínculo entre todas las secciones del equipo de gestión y sus fuentes de información.
Esto crea las condiciones en las que la dirección tiene la competencia y la voluntad de trabajar hacia el logro de sus propios objetivos y los de la empresa. Estas condiciones incluyen:
- Compromiso de la alta dirección
- Delegación a través de una estructura de gestión
- Responsabilidad por la planificación y el control
- Capacitación
Resultado final
El resultado final de este esfuerzo es un presupuesto operativo para la empresa para el período del plan. Incluye el plan maestro de ganancias, que muestra los objetivos de ganancias. Los presupuestos subsidiarios incluyen:
Cada uno de estos presupuestos subsidiarios contiene objetivos financieros para gerentes individuales. Estos son los planes preparados por el director del departamento.
El plan operativo, en sí mismo, no generará ganancias; sin embargo, administrar e implementar eficazmente el plan operativo ayudará a lograr el objetivo de ganancias contenido en el plan.
