Presupuesto: Definición
A presupuesto es un plan detallado que muestra las consecuencias financieras de las actividades operativas de una organización para un período futuro específico. Un presupuesto actúa como un modelo financiero que resume las operaciones futuras.
Los presupuestos generalmente se consideran un componente central del sistema de planificación y control de una organización.
Proceso de presupuestación
Los procedimientos y actividades que se llevan a cabo para desarrollar un presupuesto se conocen como proceso de presupuestación.
Explicación
El presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos de la gestión. El acto de preparar un presupuesto se llama presupuestación. El uso de un presupuesto para ayudar a la gerencia en el proceso de control se llama control presupuestario.
Sin embargo, en el proceso de presupuestación, estos tres términos a veces se usan indistintamente.
Por lo tanto, a través del proceso de presupuestación, la administración especifica los eventos que deben tener lugar para garantizar que se alcancen las ganancias y otros objetivos.
Por lo general, se elabora un presupuesto para un período anual. El primer paso en la preparación de un presupuesto es observar los gastos e ingresos reales del año anterior.
Con un buen sistema contable, los gastos del año anterior se desglosarán y se informarán con considerable detalle.
Dado que muchos gastos tienden a variar con las ventas o el volumen de producción, estimar estos elementos puede ser la parte más sensible de todo el presupuesto. Un buen gerente basará todo su presupuesto en los consejos que reciba de su personal de ventas y marketing.
Además, los presupuestos deben contener suficiente información presentada de manera ordenada para que su propósito sea comunicado al usuario. Demasiada información o muy poca información nubla la precisión del presupuesto.
Propósitos del proceso de presupuestación
El proceso de presupuestación puede tener cinco propósitos principales. Sin embargo, cabe señalar que no todos los sistemas presupuestarios cumplen todos los objetivos.
Por ejemplo, en algunas pequeñas empresas, la planificación y la asignación de recursos pueden ser los únicos propósitos previstos del sistema de presupuestación.
Planificación
El propósito más obvio de un presupuesto es establecer un plan de acción. El proceso de presupuestación obliga a las personas dentro de una empresa a planificar.
Por ejemplo, al formular un presupuesto trimestral para un hotel de cinco estrellas, el gerente del hotel y el gerente de reservas deben colaborar para planificar el personal y los suministros necesarios para satisfacer la demanda anticipada de los servicios del hotel.
Facilitar la comunicación y la coordinación
Para que una empresa planifique las operaciones de manera eficaz, la comunicación y la coordinación deben ser efectivas entre todos los gerentes. Significativamente, el proceso de presupuestación proporciona un mecanismo formal para permitir que esto suceda.
Por ejemplo, para planificar las estructuras de precios y la cantidad de boletos vendidos, el gerente de ventas de las aerolíneas Virgin Blue o Qantas debe conocer los horarios de vuelo desarrollados por el gerente de ruta de la aerolínea.
El proceso de presupuestación reúne los planes de cada gerente en una organización.
Distribuyendo recursos
Generalmente, los recursos de una empresa son limitados y los presupuestos proporcionan una forma de asignar recursos entre usos competitivos.
Un gran minorista, como Coles Mayer, utilizaría el proceso de presupuestación para considerar los muchos usos alternativos que podrían hacerse de sus recursos limitados.
Por ejemplo, los gerentes que dirigen los supermercados de la empresa estarían compitiendo por los recursos contra los gerentes que operan en sus grandes almacenes y tiendas especializadas. El proceso de presupuestación proporciona un foro para evaluar el uso de recursos limitados.
Control de ganancias y operaciones
El presupuesto puede servir como punto de referencia para permitir la comparación con los resultados financieros reales en todos los niveles de una empresa.
Por ejemplo, dentro de un departamento de ventas, las ventas reales contra las ventas presupuestadas pueden informarse semanalmente para ayudar al personal de ventas a ejercer cierto control sobre las ventas totales.
Además, los costos presupuestados de un departamento de servicio al cliente se pueden comparar con los costos reales cada mes para señalar áreas donde se requiere un mayor control de costos.
Como parte del proceso de presupuestación, los costos estándar a menudo se desarrollan para los principales insumos de producción (por ejemplo, materiales directos utilizados en la producción) o actividades. Estos puntos de referencia de costos ideales ayudan a los gerentes a controlar los recursos financieros.
Evaluación del desempeño y provisión de incentivos
La comparación de los resultados reales con los presupuestados también ayuda a los gerentes a evaluar el desempeño de las personas, los departamentos, las divisiones o toda la empresa.
Dado que los presupuestos se utilizan para evaluar el desempeño, también se pueden usar para proporcionar incentivos para que las personas se desempeñen bien.
Por ejemplo, los gerentes de hoteles de la cadena hotelera australiana All Seasons Hotels participan en un esquema de participación en las ganancias que les brinda incentivos para cumplir o superar sus objetivos de ganancias presupuestados.
