La preparación del presupuesto de una empresa obliga a los gerentes a mirar hacia adelante y analizar las diversas interrelaciones dentro del negocio. Requiere que todo el equipo de gestión trabaje en conjunto para llevar a cabo los planes de la organización.
Comparar el desempeño real con el desempeño presupuestado puede ayudar a resumir la investigación de las diferencias dentro de una empresa, lo que sirve como retroalimentación para la planificación y el control futuros.
A continuación se analizan algunos principios básicos de un presupuesto eficaz.
1. La preparación de un presupuesto obliga a la alta dirección a establecer metas a largo plazo. Además, es necesario nombrar a los gerentes que son los responsables de lograr estos objetivos. Una vez establecidos, los objetivos sirven como punto de referencia para evaluar el desempeño gerencial.
2. El éxito o el fracaso de un presupuesto se determina principalmente por qué tan bien se manejan los aspectos humanos del proceso. El presupuesto puede forzar la coordinación de actividades dentro de una organización.
La alta dirección debe comunicar la importancia del calendario presupuestario a todas las partes interesadas, asegurando que la coordinación de todas las secciones del negocio sea próxima.
3. Los presupuestos son guías importantes para las acciones de gestión. Sin embargo, siempre deben tratarse como guías, no como verdades absolutas. Después de todo, dado que los presupuestos se finalizan con semanas o meses de anticipación, pueden producirse cambios inesperados.
Un gerente no debe ignorar los cambios en el entorno empresarial. Debería elaborarse un procedimiento para considerar estos cambios y su efecto en la presupuestación como parte de la ejecución presupuestaria.
4. El uso económico del dinero se facilita mediante el proceso de presupuestación. Los presupuestos se preparan con casi un año de anticipación y también se establece un cronograma con fechas límite para todos los niveles y partes de los planes operativos del año.
Todas las personas de una organización toman conciencia de la necesidad de conservar los recursos empresariales, lo que promueve el uso eficiente de los recursos.
5. El control y la planificación presupuestaria van de la mano en cualquier buen sistema de gestión.
Si la planificación no es satisfactoria, el plan debe corregirse; si el plan es satisfactorio pero el desempeño puede mejorarse, se toman medidas para alinear el desempeño futuro con el plan.
Este sistema de retroalimentación para la planificación y el control futuros puede conducir a una mejor organización ya que, teóricamente en el presupuesto, se está haciendo todo lo que hay que hacer.
¿Qué aspecto tiene un presupuesto?
Un presupuesto es un plan de acción financiero. No tiene un formulario estándar a diferencia de un estado de resultados formal o el balance general.
Un presupuesto no debe contener demasiada información ni muy poca información. Demasiada información nubla el significado y la precisión de los datos, mientras que muy poca información puede resultar en un gasto excesivo.
Por lo tanto, un presupuesto debe contener suficiente información presentada de manera ordenada que se comunique adecuadamente al usuario. La información debe ser lo más precisa y significativa posible para el usuario del presupuesto.
