Después de que un departamento de recepción desembala los materiales recibidos por pedido de un proveedor, los materiales se verifican consultando:
- Orden de compra
- Documentación de entrega recibida de la agencia de transporte o del proveedor.
- Factura o factura
El informe de materiales recibidos se utiliza para registrar los resultados de la verificación. Se requieren al menos tres copias:
- La copia original se envía al departamento de almacenamiento.
- La segunda copia se envía al departamento de contabilidad.
- La tercera copia se conserva para los registros del departamento de recepción.
Sin embargo, otra práctica común consiste en crear cinco copias del informe de materiales recibidos. En tales casos, la cuarta copia se envía al departamento de producción, mientras que el departamento de almacenamiento utiliza la quinta copia para su sección de inspección.