El procedimiento estándar para la verificación de existencias es el siguiente:
1. Prepare un programa de verificación.
2. Reciba la aprobación de la autoridad correspondiente.
3. Designar al equipo de verificación.
Nota: En verificación continua de existencias, el personal es permanente y, de hecho, bajo este método, no hay nombramiento del equipo de verificación. Sin embargo, bajo verificación anual de existencias, se nombra al siguiente personal para el equipo de verificación:
- Miembro del personal técnico
- Miembro del personal de contabilidad o auditoría
- Miembro del personal del departamento de almacenamiento
4. Proporcionar a los verificadores un calendario y hoja de inventario, que suele estar serializado y fechado.
5. Registre notas y otros detalles en la hoja de balance con la ayuda de los documentos disponibles.
6. Controle y verifique físicamente el stock.
7. Anote cualquier discrepancia.
8. Valora las acciones.
9. Envío de los certificados, informes y recomendaciones necesarios.
Hoja de inventario
Una hoja de inventario es un formulario impreso que se proporciona al equipo de verificación. Permite que la verificación de existencias sea conveniente, sistemática e infalible.
Una vez finalizado el proceso, se resumen los resultados y se preparan los informes. El valor total del stock también se calcula con la ayuda de la hoja de inventario.
El siguiente es el proforma de la hoja de balance:
1. Cantidad tomada por ………………………
2. Cantidad controlada por ………………….
3. Precios insertados por ………………………
4. Ampliación y adiciones insertadas por …………… ..
5. Ampliación y adiciones comprobadas por …………….
6. Valores de las acciones certificados por ………………………….
7. Examinado por ……………………………………………….
Hoja de valoración de acciones
Una vez completada la verificación de existencias, se prepara una hoja de valoración de existencias para consolidar todas las hojas de inventario. Esto ayuda a calcular el valor de los materiales disponibles. A continuación se proporciona una proforma de la hoja de valoración de acciones.
