Cuando un auditoría de gestión se lleva a cabo, se lleva a cabo una revisión de todos los aspectos de la gestión de una organización. Una sola persona no puede ser un experto en todos los campos de la gestión, lo que plantea la necesidad de que un equipo lleve a cabo una auditoría de gestión.
El equipo de auditores debe incluir un contador, un ingeniero industrial, un especialista en investigación de operaciones, un científico social y otros expertos. Cada miembro del equipo debería haber recibido la formación adecuada para participar en la auditoría de gestión.
Es posible que los auditores de gestión no necesiten verificar las cuentas porque su objetivo puede ser evaluar el desempeño de las funciones de gestión y no estudiar la precisión de la contabilidad.
Para completar una auditoría de gestión, se puede utilizar el siguiente procedimiento:
1. Recopilación de información: Los auditores de gestión necesitan información para evaluar varios aspectos de la gestión. Por lo tanto, al comienzo del proceso, se debe preparar un cuestionario para recopilar la información necesaria.
Las preguntas deben cubrir información sobre objetivos, procesos de planificación, sistemas de control, procedimientos y áreas funcionales. Las preguntas también deben enmarcarse para recopilar información completa sobre todos los aspectos relevantes del negocio.
2. Examen de la información: Los auditores de gestión deben examinar cuidadosamente la información para llegar a ciertas conclusiones. La información debe estudiarse cuidadosamente para determinar la posición real de la organización.
3. Autenticación de la información: Si se recopila información de varias personas, quienes la suministran deben autenticarla (por ejemplo, mediante el uso de firmas).
4. Confirmación de información: Los auditores de gestión también pueden necesitar confirmar la información proporcionada por diferentes fuentes (por ejemplo, haciendo preguntas de seguimiento a las partes interesadas clave). Esto es importante para llegar a conclusiones fiables.
5. Observación: Los auditores de gestión deben observar si se pueden mejorar determinadas actividades, preparando organigramas, diagramas de flujo y otras ideas útiles.
6. Comparación de información: La información debe compararse con los objetivos y estándares establecidos anteriormente (por ejemplo, años anteriores). Esto reflejará el desempeño real de la empresa, lo que puede ayudar a evaluar el desempeño comparativo de la unidad.
Información necesaria para la auditoría de gestión
Llevar a cabo con éxito una auditoría de gestión depende de tener información sobre todos los aspectos de una empresa. Se debe recopilar información en las siguientes áreas para llegar a conclusiones razonables.
A. Objetivos
1. ¿La empresa ha definido sus objetivos? Si es así, ¿cuáles son?
2. ¿Se han subdividido los objetivos en beneficio de los diferentes niveles de gestión?
3. ¿Se han definido los objetivos en términos cuantitativos o físicos?
4. ¿Existe un sistema para revisar los objetivos exigidos por las situaciones cambiantes?
5. ¿Pueden los objetivos traducirse en políticas y desempeño?
6. ¿Las partes interesadas que se espera que trabajen en pos de los objetivos, son claras sobre la naturaleza de los objetivos?
B. Planificación
1. ¿Tiene la empresa un sistema de planificación adecuado?
2. ¿Los planes cubren el corto o el largo plazo?
3. ¿Se han vinculado los planes a los objetivos de la empresa?
4. ¿Se han expresado los planos en cantidades, unidades, etc.?
5. ¿En qué medida se han cumplido las metas de planes anteriores?
6. ¿Pueden cambiar los planes, si es necesario?
7. ¿Qué proceso se utiliza para los presupuestos agrícolas?
8. ¿Cuántas personas están asociadas con los presupuestos agrícolas?
9. ¿Se preparan los presupuestos con suficiente antelación y se transmiten a los diferentes niveles de gestión?
10. ¿Hasta qué punto los gerentes funcionales están comprometidos con las metas establecidas en los presupuestos?
C. Organización
1. ¿Tiene la empresa un organigrama bien definido?
2. ¿Cuál es la jerarquía de la organización?
3. ¿Algún empleado informa a más de una persona?
4. ¿Cuál es el alcance del control?
5. ¿La organización logra sus objetivos comerciales?
6. ¿Están todos los empleados debidamente motivados para aumentar su eficiencia?
D. Control
1. ¿Qué controles se utilizan en el negocio?
2. ¿Están los controles relacionados con planes, etc.?
3. ¿Se ha fijado la cantidad de controles?
4. ¿Se transmiten y comunican correctamente los controles a los diferentes niveles de gestión?
5. ¿Existe un sistema de recompensas o castigo adjunto a los controles?
6. ¿Se revisan los controles periódicamente?
E. Áreas funcionales
Las auditorías de gestión también requieren información detallada sobre el desempeño real de varias funciones. Esta información debe cubrir las siguientes áreas:
1. Compra: Método de compra, cantidades adquiridas, problemas de adquisición, métodos para tratar con proveedores morosos, etc.
2. Producción: Programas de política para cantidades de producción reales para diferentes variaciones de tiempo en el programa de producción, días de producción, frecuencia de accidentes, relaciones insumo-producto, tiempo ideal, procedimientos de control de producción y otros.
3. Distribución: Organización del departamento de ventas, ventas presupuestadas, incentivos de desempeño reales ofrecidos para los esfuerzos promocionales de ventas, efectividad de los canales de distribución, etc.
4. Personal: Política de personal, métodos de contratación y formación, coste del desarrollo de la mano de obra, política de promoción, método de tasación, registros de trabajadores, actividades de bienestar laboral, horas-hombre perdidas, etc.
5. Finanzas y Contabilidad: Estructura financiera, fuentes de fondos, efectividad de los métodos de recaudación de fondos, necesidades de capital de trabajo, controles financieros, sistema de contabilidad, sistemas de verificación interna, sistema de costos, efectividad de los dispositivos de control de costos, etc.
Los casos mencionados aquí dan sólo un esquema amplio de los tipos de información que un auditor de gestión puede necesitar para su análisis.
