La provisión para cuentas de cobro dudoso se empareja y compensa las cuentas por cobrar. La reserva representa la mejor estimación de la administración del monto de las cuentas por cobrar que los clientes no pagarán. Cuando la provisión se resta de las cuentas por cobrar, el resto es la cantidad total de cuentas por cobrar que una empresa espera cobrar.
Si una empresa está utilizando la base contable de acumulación (o devengo), debe registrar una provisión para cuentas de cobro dudoso, ya que proporciona una estimación de futuras deudas incobrables que mejora la precisión de los estados financieros de la empresa. Además, al registrar la provisión para cuentas de cobro dudoso al mismo tiempo que registra una venta, una empresa compara adecuadamente el gasto proyectado por deudas incobrables con la venta relacionada en el mismo período, lo que proporciona una visión precisa de la verdadera rentabilidad de una venta. En el balance de la empresa, la provisión aparece como una contracuenta que se empareja con la partida de cuentas por cobrar y la compensa.
Por ejemplo, una empresa registra € 10,000,000 de ventas a varios cientos de clientes y proyecta (según la experiencia histórica) que incurrirá en un 1%% de esta cantidad como deudas incobrables, aunque no sabe exactamente qué clientes incurrirán en incumplimiento. Registra el 1%% de las deudas incobrables proyectadas como un débito de € 100,000 en la cuenta de gastos de incobrabilidad y un crédito de € 100,000 en la asignación para cuentas dudosas. El Gasto por Deudas Incobrables se carga a gastos de inmediato, y la Provisión para Cuentas Dudosas se convierte en una cuenta de reserva que compensa la cuenta por cobrar de € 10,000,000 (para una cuenta por cobrar neta pendiente de € 9,900,000).
Más tarde, varios clientes incumplen pagos por un total de € 40,000. En consecuencia, la empresa acredita la cuenta de cuentas por cobrar en € 40.000 para reducir la cantidad de cuentas por cobrar pendientes y carga la Provisión para cuentas dudosas en € 40.000. Esta entrada reduce el saldo en la cuenta de provisión a € 60,000. La entrada no afecta las ganancias en el período actual.
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