¿Qué es un balance de prueba? La tercera fase de la contabilidad
El balance de prueba es una fuente de localización de errores en el libro mayor de una empresa. El balance de comprobación es la tercera fase del ciclo contable.
Antes de aplicar procedimientos contables complejos, es necesario verificar la precisión del trabajo que ya se ha realizado. Por lo tanto, un balance de prueba proporciona la base para verificar la precisión de un libro mayor.
El balance de prueba consiste en un estado de dos columnas de los saldos deudores y acreedores derivados del libro mayor. El total de los saldos deudores y acreedores debe ser igual; de lo contrario, el trabajo realizado para mantener el libro mayor no puede considerarse exacto.
En pocas palabras, un balance de prueba es un estado contable informal, preparado con la ayuda de los saldos de las cuentas del libro mayor. Se prepara en una fecha determinada para resumir los registros y comprobar la exactitud aritmética de los libros de cuentas.
Balance de prueba: Explicación
La etapa después de completar todas las contabilizaciones implica extraer información de los libros de todos los saldos para crear un balance de prueba.
El balance de prueba no es una cuenta; es simplemente una lista de todos los saldos deudores y acreedores.
La información financiera, que se clasifica y agrupa en las distintas cuentas del libro mayor, ahora se suma para cada cuenta. Además, los saldos de débito y crédito se enumeran en el saldo de prueba, incluido el saldo final de la cuenta de efectivo.
La agrupación de saldos de cuentas no ocurre en un orden específico. Sin embargo, para evitar omisiones, se recomienda extraer primero el saldo de caja final, después de lo cual los saldos restantes del libro mayor se pueden enumerar en la secuencia de la página o del libro.
No hay complejidades con respecto a las entradas dobles aquí; en esta etapa, se ha completado. Los saldos de débito se enumeran simplemente en el débito del saldo de prueba, con los saldos de crédito en el crédito.
Objetivos
- Verifica que todos los débitos y créditos se contabilicen correctamente y se calculen con precisión.
- A través del balance de prueba, se pueden preparar estados financieros.
- Algunos de los errores se destacan mediante el balance de prueba y estos pueden rectificarse antes de la preparación de las cuentas finales.
Propósito de preparar un balance de prueba
El propósito básico de preparar un balance de prueba es probar la precisión aritmética del libro mayor. Si todos los saldos deudores enumerados en el balance de prueba son iguales al total de todos los saldos de crédito, esto muestra la precisión aritmética del libro mayor.
Es importante destacar que el saldo de prueba no es una cuenta. No forma parte del sistema de contabilidad de doble entrada.
El balance de prueba es simplemente una lista de los saldos de débito y crédito extraídos de los libros, normalmente al final de un período comercial específico (mensual, semestral o anual) con el propósito de:
- Comprobación de la precisión aritmética de las publicaciones.
- Aumentar la conveniencia del trabajo del contador o tenedor de libros en la creación de resúmenes financieros, a menudo con el fin de preparar cuentas comerciales de ingresos y un balance.
Vale la pena señalar que los saldos de las cuentas se compran en el balance de prueba. Por ejemplo, el saldo deudor de $ 1352 se extrae de la cuenta de efectivo, y no los dos totales de recibos y pagos.
La cuenta de ventas se suma para mostrar las ventas totales de $ 2,125 para el mes, que en efecto es el saldo acreedor llevado al saldo de prueba. Lo mismo se aplica a las compras, etc.
Si no se cometen errores al registrar el libro de caja en las distintas cuentas del libro mayor (débito por crédito y viceversa), la suma total de los saldos deudores en el balance de prueba debe ser igual a la suma total de los saldos acreedores.
Ejemplo
Considere el siguiente balance de prueba de una empresa comercial:
El balance de prueba anterior muestra que al 31 de marzo de 2016, el total de saldos deudores en el libro mayor ascendía a $ 260,116, que es igual al total de saldos de crédito.
Este hecho proporciona una seguridad razonable de que cada asiento de débito en las cuentas del libro mayor tiene un asiento de crédito correspondiente y que no se ha cometido ningún error aritmético durante el proceso de balance.
También muestra que todas las cuentas con un saldo distinto de cero se han informado debidamente en el saldo de prueba en su lado correcto (es decir, las que tienen saldo deudor se informan en la columna de débito y las que tienen saldo de crédito se informan en la columna de crédito). .
Además de lo anterior, el balance de prueba realiza otra función importante.
Si vuelve a comprobar el saldo de prueba anterior, se dará cuenta de que esta lista de saldos también es un resumen de todas las transacciones realizadas durante el período contable.
Analicemos el contenido del balance de prueba anterior:
- Las cuentas de activos como efectivo, cuentas por cobrar, inventario, muebles, etc., muestran la posición de los activos al final del período contable.
- Las cuentas de pasivo y patrimonio del propietario, como las cuentas por pagar y el capital, reflejan la posición de los pasivos y el capital al final del período contable.
- Las cuentas relacionadas con gastos (compras, salarios, transporte, alquiler, etc.) muestran el total de sus respectivas partidas durante el período contable.
En cuanto al punto final, al examinar el saldo de cualquiera de estas cuentas, el contador o empresario puede saber qué se ha gastado en diversas partidas de gastos durante el período contable al que se refiere el balance de prueba.
De manera similar, los saldos de las cuentas relacionadas con ingresos o ingresos muestran los ingresos obtenidos de cada fuente en el período contable al que se refiere el balance de prueba.
Podemos decir que un balance de prueba no solo proporciona evidencia de la precisión aritmética del libro mayor, sino que también sirve como un resumen de todas las transacciones realizadas desde el final del período contable anterior.
Cuando los totales del balance de comprobación no coinciden
Si los totales del balance de prueba no concuerdan, debe intentar encontrar el error.
Para lograr esto, a menudo es útil calcular la diferencia entre los totales como paso inicial.
Puede encontrar que esto le da una cifra que puede encontrar en la lista original de saldos y que no ha incluido en el saldo de prueba o no ha incluido en su suma de las cifras del saldo de prueba.
Si este no es el caso, intente reducir a la mitad la diferencia (si el número es par) y ver si un saldo de esa cantidad se ha incluido en el lado equivocado del saldo de prueba, donde tendría un doble impacto en la discrepancia.
Finalmente, intente dividir la diferencia entre 9. Si divide exactamente, es posible que haya cometido un error de transposición (por ejemplo, ingresando 1985 en lugar de 1895).
Recuerda esto:
Los errores que aún dejarán iguales los totales del balance de prueba son:
- Agregar por error las mismas cantidades en las entradas de débito y crédito
- Omitir la transacción por completo
- Cargar el libro mayor incorrecto con la cantidad correcta
Los errores que hacen que los totales del balance de prueba sean desiguales son:
- Errores aritméticos al agregar los saldos del libro mayor
- Registrar la cantidad correcta en un lado y una cantidad incorrecta en el otro (por ejemplo, Dr. 540 pero Cr. 504)
- No incluir ambas entradas (es decir, escribir solo una entrada en un lado y omitir el otro)
- Incluyendo ambas entradas en el mismo lado (es decir, en lugar de un DR y un CR, tiene dos entradas CR
Puntos de enfoque
- El balance de prueba no es una cuenta. Es simplemente una lista de saldos de débito y crédito reunidos por el contable para probar la precisión aritmética de las contabilizaciones.
- Cada saldo de cuenta en los libros se lleva al saldo de prueba, incluido el saldo de cierre de efectivo en mano
- Cuando el balance de prueba no se equilibra:
- Verifique las adiciones del balance de prueba nuevamente; sus cifras pueden estar desalineadas
- Revise todas las adiciones nuevamente, en particular las del libro de caja y las de las cuentas de compras y ventas
- Asegúrese de que el saldo de caja de cierre se haya llevado al débito del saldo de prueba
- Verifique la doble entrada de todas las contabilizaciones en los libros, débito por crédito y vuelva a verificar la extracción de los saldos a su lado correcto del saldo de prueba.
Habla con los pros
Un saldo de prueba simplifica la verificación de la precisión de sus cuentas.
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