Libro de caja chica: Definición
A libro de caja chica se mantiene para registrar pequeños gastos como correos, material de oficina y telegramas. Se utiliza una columna separada para cada tipo de gasto.
La diferencia entre la suma de las partidas de débito y la suma de las partidas de crédito representa el saldo de la caja chica disponible.
Un libro de caja chica también se refiere al libro en el que se registran los pequeños pagos, que no son convenientes para registrar en la libro de pago.
Explicación
En todas las empresas, algunos pagos se realizan con cheque para un mejor control del efectivo. Sin embargo, para el pago de pequeños gastos (por ejemplo, material de oficina, viajes, franqueo postal y periódicos), pagar con cheque no es razonable.
Además, el cajero jefe de una gran empresa debe manejar numerosas transacciones importantes a diario. Si registran los gastos menores en el libro de caja principal, tanto el cajero principal como el libro de caja principal estarán sobrecargados.
Para resolver estos problemas, el cajero jefe delega las responsabilidades en otro miembro del personal superior para que dé cuenta de las pequeñas transacciones del día a día. Para ello, se le entrega una pequeña cantidad y un libro aparte para registrar estos pequeños pagos.
El libro en el que se registran estos pequeños pagos se conoce como libro de caja chica. Los fondos utilizados para pagos pequeños se conocen como caja chica, y la persona responsable de realizar y registrar estos pagos es la caja chica.
Sistemas para mantener la caja chica
Se utilizan tres sistemas diferentes para mantener la caja chica. Estos sistemas son:
- Sistemas abiertos (o sistemas ordinarios) para caja chica
- Sistema fijo de caja chica
- Sistema de anticipos de caja chica
Sistema Abierto u Ordinario de Caja Chica
Bajo este sistema, el pequeño cajero recibe una suma global para cubrir los gastos menores. Cuando se gasta la totalidad de la caja chica, el pequeño cajero envía la cuenta al cajero jefe, quien nuevamente paga una suma global al pequeño cajero.
Sistema fijo de caja chica
Bajo la sistema fijo de caja chica, se le da una cantidad fija al pequeño cajero por un período de tiempo fijo.
Al final del período fijo, el pequeño cajero presenta los detalles de los gastos menores, y el cajero principal vuelve a adelantar una cantidad fija para el siguiente período fijo.
Sistema de anticipos de caja chica
Este es el enfoque más científico para mantener la caja chica.
Según el sistema de anticipos, se calculan los gastos menores totales para un período específico y el monto se adelanta al cajero menor. Esta cantidad se conoce como anticipo en efectivo.
El pequeño cajero gasta el anticipo durante el período. Al final del período, el cajero menor presenta los estados de cuenta que cubren los gastos menores al cajero principal.
Se reembolsa el monto gastado por el pequeño cajero, lo que constituye el saldo del monto original.
De esta manera, el pequeño cajero comenzará cada período con una cantidad igual al anticipo en efectivo, y el monto retenido por el pequeño cajero nunca excederá este.
Ventajas del sistema de anticipos
El sistema de anticipos tiene las siguientes ventajas:
- Ahorro de tiempo para el cajero principal responsable del libro de caja principal.
- Reducción de la posibilidad de uso indebido de efectivo porque el pequeño cajero no puede mantener efectivo inactivo.
- Reducción de la posibilidad de apropiación indebida, ya que el anticipo en efectivo es una pequeña cantidad.
- Los errores se corrigen rápidamente porque el cajero jefe verifica el registro de caja chica periódicamente.
- Creación de oportunidades para que el personal junior aprenda a manejar el dinero de manera responsable.
Tipos de libro de caja chica
Hay dos tipos principales de libro de caja chica:
- Libro de caja chica simple
- Libro de caja chica analítica
Libro de caja chica simple
Un libro de caja chica simple es como el libro de caja principal. El efectivo recibido por el pequeño cajero se registra en el lado del débito y todos los pagos por gastos menores se registran en el lado del crédito en una columna.
Formato de un libro de caja chica simple
Ejemplo de un libro de caja chica simple
Registre las siguientes transacciones en un libro de caja chica simple para el mes de enero de 2019.
Solución
Libro de caja chica analítica
Un libro de caja chica analítico es la forma más eficaz de registrar los pagos de caja chica.
Se asigna una columna separada para cada gasto menor en el lado del crédito. Siempre que se registra un gasto menor en la columna de pago total, la misma cantidad se registra en la columna de gasto menor correspondiente.
Formato de un libro de caja chica analítico
Ejemplo de un libro de caja chica analítico
Registre las siguientes transacciones en un libro de caja chica analítico para el mes de enero de 2019.
Solución
Operación de caja chica
Cuando un pequeño cajero necesita dinero, el cajero principal le da un cheque. Este cheque se registra en el lado de pagos del Libro de caja principal.
El pequeño cajero recibe efectivo contra el cheque del banco y registra el cheque en la columna de recibos del libro de caja chica.
Cuando es necesario realizar un pago con cargo al fondo de caja chica, el cajero menor prepara un comprobante de caja chica (PCV). Este comprobante debe ser autorizado por un funcionario responsable antes de que el pequeño cajero realice el pago.
Antes de emitir el pago, el pequeño cajero registra la fecha de pago, los detalles del pago (en la columna de datos), el número de PCV y el monto del comprobante (en la columna de pago total y también en la columna de análisis correspondiente).
El primer PCV del mes está etiquetado con el número 1, seguido del número del mes. Por ejemplo, el primer cupón de mayo se numeraría como 1/5, el siguiente como 2/5, luego como 3/5, y así sucesivamente.
Contabilización del libro de caja chica en el libro mayor
Al final de cada mes, cuando el pequeño cajero se acerca al cajero principal para el reembolso, este último preparará un comprobante de cheque.
El comprobante de cheque enumera el total de las diversas columnas de análisis de pagos del libro de caja chica. Por ejemplo, considere lo siguiente:
| Salarios | $ 113.20 |
| Transporte | $ 41,80 |
| Estacionario | $ 80,60 |
| Té del personal | $ 26.40 |
| Teléfono | 140,00 $ |
| Total | 402,00 $ |
Cuando se emite un cheque (por $ 402.00) para el pequeño cajero, las entradas realizadas en el libro de caja principal son:
- El total, $ 402.00, se muestra en el lado del crédito del libro de caja (columna del banco) como pago.
- En el libro mayor, la cuenta de salarios se carga en $ 113.20, la cuenta de transporte en $ 41.80, la cuenta de papelería en $ 86.60, la cuenta de té del personal en $ 26.40 y la cuenta de teléfono en $ 140.00.
Por lo tanto, los débitos totales en el libro mayor coinciden con el crédito en el libro de caja principal. En otras palabras, el libro de caja chica no forma parte de contabilidad de doble entrada.
La posición del libro de caja chica es similar a un libro subsidiario. Siempre se supone que el pequeño cajero tiene el mismo dinero en efectivo que la cuenta de anticipos en forma de efectivo real o PCV desembolsados.
Conéctese con un experto
Espero que este artículo haya sido de ayuda para comprender las características y usos del libro de caja chica. Si tiene más preguntas, comuníquese con un asesor financiero en Spokane, WA o, si vive fuera de la localidad, navegue por nuestra página de asesores financieros para ver uno que pueda comunicarse con usted.
