¿Qué es el libro mayor?

El libro mayor es el conjunto de cuentas maestras que resume todas las transacciones que se producen dentro de una entidad. Puede haber un conjunto subsidiario de libros que se integran en el libro mayor. El libro mayor, a su vez, se utiliza para agregar información a los estados financieros de una empresa; esto puede hacerse automáticamente con un programa informático de contabilidad, o compilando manualmente los estados financieros a partir de la información de un informe de balance de prueba (que es un resumen de los saldos finales en el libro mayor).

El libro mayor contiene un asiento de débito y otro de crédito para cada transacción registrada en él, de modo que el total de todos los saldos deudores del libro mayor debe coincidir siempre con el total de todos los saldos acreedores. Si no coinciden, se dice que el libro mayor está desequilibrado y debe corregirse antes de que se puedan elaborar estados financieros fiables a partir de él.

El libro mayor está compuesto por todas las cuentas individuales necesarias para registrar las transacciones de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas de una empresa. En la mayoría de los casos, las transacciones detalladas se registran directamente en estas cuentas del libro mayor. En algunos casos en los que el volumen de las transacciones sobrepasaría el registro en el libro mayor, las transacciones se desvían a un libro subsidiario, del que sólo se registran los totales de la cuenta en una cuenta de control en el libro mayor. En este último caso, una persona que investigue un asunto en los estados financieros debe volver al libro auxiliar para encontrar información sobre la transacción original. El libro mayor suele imprimirse y almacenarse en el libro de fin de año de una organización, que sirve de archivo anual de sus operaciones comerciales.

A las cuentas del libro mayor se les asignan números de cuenta de identificación únicos. Estos números pueden variar desde un simple código de tres dígitos hasta una versión más compleja que identifica a departamentos y filiales individuales. Los números de cuenta del libro mayor se configuran normalmente de manera que todas las cuentas que se resumen en el balance se enumeran antes de que todas las cuentas se resuman en la cuenta de resultados.