¿Qué es el mantenimiento de registros? – Definición | Sentido
Definición: Una de las partes principales de la contabilidad es el mantenimiento de registros o la contabilidad. El mantenimiento de registros es el proceso de registrar transacciones y eventos en un sistema de contabilidad. Dado que los principios de la contabilidad se basan en registros precisos y completos, el mantenimiento de registros es la base de la contabilidad.
Ejemplo
Un ejemplo de evento contable sería la compra de un vehículo de la empresa. El departamento de contabilidad o mantenimiento de registros registraría la compra del vehículo como un débito en la cuenta de activos del vehículo y un crédito en efectivo o cuentas de pasivo en el libro mayor. Los sistemas contables computarizados pueden utilizar estos datos para generar informes de activos y pasivos.
Antes de que las computadoras y los servidores se generalizaran, los registros contables se registraban a mano en papel de contabilidad. Cada cuenta se transfirió manualmente del libro mayor a las cuentas T para los informes de montaje de pedidos y los estados financieros. Hoy en día, la tecnología ha cambiado los sistemas de contabilidad y los procedimientos de mantenimiento de registros. La mayoría de estos procesos contables que se realizaban manualmente en el pasado ahora están automatizados. El ahorro de tiempo y la confiabilidad de los sistemas contables también ayudan a crear registros más precisos.
¿Qué significa el mantenimiento de registros?
Muchas veces, la contabilidad y el mantenimiento de registros se usan indistintamente, pero esto es incorrecto. La contabilidad tiene una definición mucho más amplia que simplemente registrar transacciones en un sistema contable. La contabilidad se utiliza para identificar eventos que deben registrarse, registrar las transacciones de estos eventos y comunicar los efectos de estas transacciones con personas dentro y fuera de la empresa. Como puede ver, el mantenimiento de registros es solo una pequeña parte de la definición más amplia de contabilidad.