¿Qué es el plan de cuentas?

El plan de cuentas es una lista de todas las cuentas utilizadas en el libro mayor de una organización. El programa informático de contabilidad utiliza el diagrama para agregar información a los estados financieros de una entidad. El diagrama suele estar ordenado por número de cuenta, para facilitar la tarea de localizar cuentas específicas. Las cuentas suelen ser numéricas, pero también pueden ser alfabéticas o alfanuméricas.

Las cuentas se suelen enumerar por orden de aparición en los estados financieros, empezando por el balance y continuando con la cuenta de resultados. Así pues, el plan de cuentas comienza con el efectivo, pasa por el pasivo y el patrimonio de los accionistas y continúa con las cuentas de ingresos y luego de gastos. Muchas organizaciones estructuran su plan de cuentas de modo que la información sobre los gastos se compila por separado por departamento; así, el departamento de ventas, el departamento de ingeniería y el departamento de contabilidad tienen todos el mismo conjunto de cuentas de gastos. La configuración exacta del plan de cuentas se basará en las necesidades de cada empresa.

Las cuentas típicas que se encuentran en el plan de cuentas son:

Activos:

Efectivo (cuenta corriente principal)

Efectivo (cuenta de nómina)

Dinero en efectivo para gastos menores

Valores negociables

Cuentas por cobrar

Asignación para cuentas dudosas (contra cuenta)

Gastos prepagados

Inventario

Activos fijos

Depreciación acumulada (contra cuenta)

Otros activos

Pasivos:

Cuentas por pagar

Pasivos acumulados

Impuestos a pagar

Sueldos a pagar

Notas a pagar

El capital de los accionistas:

Acciones comunes

Acciones preferentes

Ganancias retenidas

Ingresos:

Ingresos

Devoluciones y subsidios de ventas (contra cuenta)

Gastos:

Costo de las mercancías vendidas

Gastos de publicidad

Los honorarios del banco.

Gastos de depreciación

Gastos de impuestos de la nómina

Gastos de alquiler

Gastos de suministros

Gasto en servicios públicos

Gastos salariales

Otros gastos

Mejores prácticas del plan de cuentas

Los siguientes puntos pueden mejorar el concepto de plan de cuentas de una empresa:

Consistencia. Es de cierta importancia crear inicialmente un plan de cuentas que no sea probable que cambie durante varios años, de manera que se puedan comparar los resultados en la misma cuenta durante un período de varios años. Si se comienza con un número reducido de cuentas y luego se amplía gradualmente el número de cuentas con el tiempo, se hace cada vez más difícil obtener información financiera comparable para más del año pasado.

Cierre. No permita que las subsidiarias cambien el plan de cuentas estándar sin una muy buena razón, ya que el hecho de tener muchas versiones en uso hace más difícil consolidar los resultados del negocio.

Reducción de tamaño. Revise periódicamente el listado de cuentas para ver si alguna cuenta contiene cantidades relativamente poco importantes. Si es así, y si esta información no es necesaria para los informes especiales, cierre estas cuentas y pase la información almacenada a una cuenta más grande. Hacer esto periódicamente mantiene el número de cuentas a un nivel manejable.

Si adquiere otra empresa, una tarea clave es cambiar el plan de cuentas de la empresa adquirida al plan de cuentas de la empresa matriz, para poder presentar resultados financieros consolidados. Este proceso se conoce como asignación de la información de la adquirida al plan de cuentas de la empresa matriz.