¿Qué es el procedimiento de recepción?
Se necesita un procedimiento de recepción para inspeccionar adecuadamente todos los bienes entrantes, marcarlos con etiquetas y registrarlos como recibidos.
Inspeccionar los bienes entrantes (personal de recepción)
Al recibir una entrega, haga coincidir los artículos recibidos con la descripción que figura en el conocimiento de embarque adjunto, así como con la descripción de la orden de compra correspondiente. Las discrepancias importantes pueden llevar al rechazo de los artículos entregados.
Si no hay un pedido de autorización y el gerente de compras no emite una renuncia, rechace los bienes entregados.
Utilice una lista de verificación de recepción preimpresa para inspeccionar cada entrega. Los elementos que probablemente requieran una revisión son la cantidad recibida, la comparación con un umbral de calidad y la fecha y hora de recepción. Anote cualquier desviación en la lista de verificación. Ponga sus iniciales en la lista de verificación cuando se haya completado la revisión.
Firme una fotocopia del conocimiento de embarque para indicar que la entrega ha sido inspeccionada y es aceptada.
Identificar y etiquetar todo el inventario recibido (personal de recepción)
Identificar cada artículo de una entrega y asegurarse de que esté debidamente etiquetado con una etiqueta con código de barras que incluya el número de artículo, la cantidad y la unidad de medida. Si hay alguna incertidumbre sobre el número de artículo que se debe utilizar, consulte con el personal superior del almacén o el departamento de compras.
Actualice el registro de recepción con la fecha y hora de recepción de cada entrega, así como el nombre del remitente, el proveedor, el número de la orden de compra y la descripción de los bienes recibidos.
Envíe una copia del conocimiento de embarque firmado al empleado de facturación del departamento de contabilidad.
Archivar la copia maestra de la facturación del conocimiento de embarque por fecha en el área de archivo del almacén.
Nota: Si llega una entrega cuando se está realizando un recuento del inventario físico, separe las mercancías en un área de almacenamiento claramente marcada y no registre estos artículos en la base de datos de inventario hasta después de que se haya completado el proceso de recuento físico.