¿Qué es el proceso de aprobación de la factura?

Las aprobaciones deben evitarse en la medida de lo posible en el proceso de cuentas por pagar. Hay un importante cuello de botella en la espera de la aprobación de una factura por parte de un gerente, por lo que se deben utilizar tantas otras alternativas como sea posible. Por ejemplo:

Utilizar la orden de compra como aprobación. Si el departamento de compras ya ha emitido una orden de compra, entonces la orden de compra en sí misma debería ser prueba suficiente de que se puede pagar una factura.

Elimine las aprobaciones para cantidades pequeñas. Establezca un umbral de cantidad de la factura, por debajo del cual no es necesaria una aprobación.

Utilizar aprobaciones negativas. Enviar una copia de la factura a un aprobador, con instrucciones de responder sólo si hay un problema con la factura. El personal de cuentas por pagar asumirá que todas las demás facturas han sido aprobadas por defecto.

Obtenga las aprobaciones en persona. Si es absolutamente necesario para obtener una aprobación, haga que un contable entregue la factura en mano, responda a cualquier pregunta que le haga el aprobador y devuelva la factura firmada. Hacerlo lleva mucho tiempo, pero asegura que las facturas se devolverán a tiempo.