¿Qué es el sistema de inventario perpetuo?

Sistema de inventario perpetuo: definición

A sistema de inventario perpetuo es un método para contabilizar continuamente el estado actual del inventario de una organización. En los sistemas de inventario perpetuo, los programas de computadora y el software se utilizan generalmente para registrar e informar las transacciones tan pronto como tienen lugar.

Sistema de inventario perpetuo: explicación

Antes del surgimiento de la tecnología digital, las empresas evitaban los sistemas de inventario perpetuo debido a la naturaleza lenta del trabajo manual involucrado. En lugar de pedir a los empleados que llevaran registros constantes, las empresas tenían tareas más productivas para sus trabajadores.

En cambio, antes del uso generalizado de computadoras, Internet y otras tecnologías digitales, era común que una empresa usara un sistema de inventario periódico. Los sistemas periódicos implican la finalización de la contabilidad al final de un período determinado.

Recientemente, los sistemas informáticos y otros dispositivos de entrada, las tecnologías de redes y las aplicaciones basadas en Internet se han hecho cargo y han hecho que los sistemas de inventario perpetuo sean menos onerosos para los empleados.

Los sistemas de inventario perpetuo reflejan correctamente la cantidad de inventario disponible. Mantienen un saldo corriente tanto del inventario disponible como del costo de los bienes vendidos. Estos saldos se pueden registrar en unidades o en unidades y dólares.

Por lo tanto, la gerencia siempre está al tanto de los niveles de inventario y puede realizar compras oportunas que aseguren los niveles de inventario deseados. Los sistemas de inventario perpetuo se han mejorado en los últimos años mediante el uso de computadoras y dispositivos electrónicos de punto de venta, como lectores de tarjetas de crédito.

Sin embargo, incluso con un equipo tan sofisticado, los registros perpetuos pueden mantenerse solo en unidades, con el costo de los inventarios finales y los bienes vendidos determinados por el sistema de inventario periódico.

Por ejemplo, los escáneres ópticos se utilizan en los mercados para realizar un seguimiento de las cantidades de inventario, pero al final del período contable, se realiza un inventario físico. Esto implica calcular el costo de los bienes vendidos durante el período y el costo apropiado del inventario final.

Transacciones registradas bajo el sistema de inventario perpetuo

Bajo un sistema de inventario perpetuo, las empresas realizan el recuento de inventario y registran transacciones como las siguientes:

• Inventario comprado
• Inventario vendido
• Inventario sacado de los almacenes
• Inventario transferido a otros departamentos de producción
• Inventario obsoleto o descartado por motivos como rotura y robo

En conjunto, estas transacciones reflejan los niveles actuales de inventario.

Ventajas de los sistemas de inventario perpetuo

Al confiar en las tecnologías digitales, los sistemas de inventario perpetuo reducen la necesidad de contar físicamente el inventario de una empresa. Además, los últimos saldos de inventario se reflejan instantáneamente.

Un sistema de inventario perpetuo es más fácil de mantener que un sistema periódico. Los contadores no tienen que ajustar constantemente los cambios en los niveles de inventario, ya que todo lo hace el sistema informático (en su mayor parte).

Sin embargo, los sistemas de inventario permanente requieren ajustes manuales en caso de robo, rotura o transacciones no registradas. Esto se debe a que el sistema informático no puede reflejar estos ajustes por sí solos.

Para las empresas en las que transacciones como compras, ventas y movimiento de inventario ocurren cada segundo, los sistemas de inventario perpetuo son invaluables para ayudar a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo en todo momento.

Entradas de diario

El entradas de diario se usa cuando la contabilidad en el sistema de inventario perpetuo es diferente en comparación con las que se usan en un sistema periódico.

Para registrar las compras de inventario:

Para registrar las ventas de inventario:

Para registrar robos / roturas:

Ejemplos de

Para comprender mejor los sistemas de inventarios perpetuos, vale la pena considerar un ejemplo.

Considere un sistema de inventario perpetuo que se utiliza en un almacén de la oficina de correos, que envía y recibe paquetes todos los días.

Cada paquete que se entrega se escanea primero, después de lo cual el saldo se agrega a los niveles de inventario actuales. Del mismo modo, cada paquete que se envía se escanea mediante un código de barras y se carga en un vehículo. Esto reduce el nivel de inventario y elimina sus registros de las cuentas.

A partir de este sencillo ejemplo, es fácil ver cómo los sistemas tecnológicamente avanzados pueden actualizarse en poco tiempo. Aquí, las transacciones se verifican de forma masiva, como en sistemas periódicos; Tampoco es necesario el recuento físico a menos que existan dudas sobre roturas o robos.

Para comprender mejor este sistema, consideremos un ejemplo que involucra entradas de diario.

La Compañía A compra inventario por valor de $ 5,000 a crédito de un proveedor. Esto se registra de la siguiente manera:

Hubo cargos de flete de $ 400 involucrados en el inventario que la compañía compró al día siguiente. Esto se registra como:

El mismo día, el inventario que cuesta $ 4,000 se vende por $ 5,000, que se registra en el siguiente asiento de diario:

Finalmente, para registrar la pérdida de inventario por valor de $ 1,500 debido a roturas, la entrada dice:

Contabilidad de inventarios perpetuos

El proceso de contabilización de inventarios perpetuos se muestra en el siguiente ejemplo.

Supongamos que una empresa ha comenzado su año con un inventario inicial de bolígrafos que cuesta $ 10,000. Durante el trimestre, se produjeron una serie de transacciones, como se muestra a continuación.

Los asientos de diario correctos para el sistema de inventario perpetuo se muestran a continuación.

Asientos de diario para el comprador de mercancías (método perpetuo)

A medida que se compra el inventario, se carga la cuenta de mercancías. A medida que se vende el inventario, se acredita la cuenta de inventario de mercancías y el costo de los bienes vendidos se carga por el costo del inventario vendido.

Una de las características del sistema perpetuo es proporcionar a la empresa información sobre sus niveles de inventario. El diseño del sistema refleja este objetivo.

Como muestra esta serie de asientos de diario, el saldo en la cuenta de Inventario de Mercancías en un momento particular debe reflejar el costo real de los bienes disponibles en ese momento.

En el ejemplo, el saldo final en la Cuenta de inventario de mercancías es $ 13,000, que debería representar el costo real del inventario disponible.

Cuentas T

La palabra «debería» se usa arriba porque el saldo en la cuenta del Inventario de Mercancías no siempre es igual al costo del artículo que queda en el inventario; esto se debe a errores administrativos, deterioro, robo y problemas similares.

Por lo tanto, se debe realizar un recuento de inventario físico real a intervalos específicos, generalmente una vez al año. Luego, el saldo en la cuenta de Inventario de mercancías se ajusta al inventario final real, según lo determinado por el recuento físico.

A continuación se presenta un registro de inventario permanente típico. Los datos que se muestran en el registro se relacionan con los asientos de diario que se indican más arriba. En este registro perpetuo, se mantienen tanto las unidades como los costos.

Para simplificar la ilustración, se supone que todos los artículos han tenido el mismo costo, $ 2.00. Además, como ya se señaló, algunos registros perpetuos mantienen solo un registro de unidades.

Si bien los sistemas de inventario permanente ofrecen información valiosa para la administración, el mantenimiento de estos sistemas es costoso y requiere mucho tiempo, a menos que la empresa haya computarizado completamente su sistema de control de inventario. La mayoría de las empresas, por lo tanto, utilizan sistemas de inventarios periódicos.

Diferencia entre el sistema de inventario permanente y el sistema de inventario periódico

Existen diferencias clave entre los sistemas de inventario perpetuo y los sistemas de inventario periódico.

En un sistema periódico, no se contabiliza el costo de los bienes vendidos hasta el final del período contable. El costo de los bienes vendidos se obtiene después de un recuento físico. El inventario inicial se agrega a las ventas y el inventario final se deduce para alcanzar el costo de los bienes vendidos.

Es más fácil utilizar el recuento manual en el sistema de inventario periódico. Por el contrario, registrar cada transacción tan pronto como se realiza es tedioso y monótono para los contables en un sistema perpetuo, por lo que se utilizan computadoras y otros dispositivos.

En un sistema de inventario periódico, se abre una cuenta de compras, mientras que en un sistema de inventario perpetuo, dependiendo de la naturaleza de las transacciones, se mantiene una cuenta de materias primas o una cuenta de comercialización.

En conclusión, estas diferencias y muchas otras resaltan que es más sabio y fácil utilizar un sistema de inventario perpetuo.

Un sistema periódico solo es útil si la empresa es de pequeña escala y el recuento de inventario es bajo, o si los empleados no tienen experiencia en el manejo de computadoras y tecnologías de redes modernas. Los sistemas perpetuos son eficientes, rápidos, fáciles y de uso generalizado.