Caja chica: Definición
A dinero para gastos menores El fondo se establece transfiriendo una cantidad específica de efectivo de la cuenta corriente general a una persona a la que se le asigna la responsabilidad de custodia del fondo.
Caja chica: Explicación
En la mayoría de las empresas, hay muchas ocasiones en las que se debe gastar una pequeña cantidad de efectivo con poca antelación. Por lo general, es inconveniente (y costoso) solicitar un cheque y esperar a que se emita contra la cuenta corriente general.
Aunque sería preferible que todos los desembolsos se hicieran con cheque y todos los recibos se depositaran intactos, la mayoría de las empresas suelen mantener una pequeña cantidad de efectivo disponible para gastos diversos.
Estos gastos incluyen elementos tales como franqueo postal, gastos de envío y suministros de oficina menores (por ejemplo, café).
Se puede mantener el mayor grado de control interno cuando se establece un fondo de caja chica bajo el control de una persona para manejar estos gastos. Un fondo de caja chica es un fondo pequeño cuya finalidad es realizar pequeños desembolsos de efectivo.
Creación de un fondo de caja chica
Para crear un fondo de caja chica, se escribe un cheque en efectivo por una cantidad determinada, como $ 75 o $ 100. El tamaño del fondo depende de las necesidades de la empresa, pero debería ser lo suficientemente grande como para durar al menos de tres a cuatro semanas.
El cheque se cobra y el dinero se coloca bajo el control de una persona designada. Esto asegura que una sola persona sea responsable de todo el efectivo del fondo.
La entrada para registrar el establecimiento del fondo de caja chica de $ 100 es:
Realización de desembolsos del fondo
El custodio del fondo de caja chica es el encargado de aprobar y realizar todos los desembolsos del fondo.
El custodio debe crear un comprobante de caja chica para todos los gastos. Este comprobante indica el propósito del gasto, la fecha y el nombre de la persona que recibe el efectivo.
El comprobante se adjunta al recibo, que tiene el sello «pagado» para garantizar que no se vuelva a utilizar.
Debido a que se extiende un comprobante de caja chica para todos los desembolsos, el total de los comprobantes y el efectivo restante siempre deben ser iguales al monto del fondo (en este caso, $ 100).
Reposición del fondo
En un mes determinado, un custodio realizará varios desembolsos del fondo de caja chica. En algún momento, el fondo deberá reponerse.
Por ejemplo, suponga que durante abril se realizaron desembolsos por un total de $ 84,32 del fondo de caja chica de $ 100 establecido previamente.
El análisis de los comprobantes de caja chica indica que los desembolsos fueron por los siguientes gastos: franqueo, $ 24,10; gastos de envío, $ 16,31; suministros, $ 15,39; y tarifas de taxi, $ 28,52.
El efectivo real que queda disponible es $ 15,48, lo que indica una escasez de $ 0,20 ($ 100 $ 84,32 $ 15,68, que es la cantidad que debería estar disponible; debido a que solo $ 15,48 están disponibles, hay una escasez de $ 0,20).
La escasez se registra en una cuenta Cash Over y Short. Para reponer el fondo de caja chica a su saldo de $ 100, se gira un cheque por $ 84,52 y se cobra. Se realiza la siguiente entrada:
Observe que se cargan las cuentas de gastos correspondientes y que se acredita el efectivo.
No es necesario realizar una entrada en la cuenta de caja chica porque todavía muestra un saldo de $ 100. No se realiza otra entrada a la caja chica a menos que la empresa desee aumentar o disminuir el fondo por encima o por debajo de $ 100.
Por ejemplo, si la empresa decidiera aumentar la caja chica de $ 100 a $ 150, haría la siguiente entrada:
De esta manera, el fondo de caja chica se repone según sea necesario. Sin embargo, debe reponerse al final del período contable para garantizar que todos los gastos se registren correctamente.
Finalmente, se deben realizar conteos sorpresa de caja chica para mantener un buen control interno sobre el fondo.
Ejemplo
A menudo se necesitan pequeños pagos para gastos de envío, gastos de envío, suministros de oficina o gastos de entretenimiento. Un fondo de caja chica proporciona una forma eficaz de gestionar estos pagos.
El trabajo de un custodio es aprobar los gastos, mantener registros y solicitar reembolsos para el fondo cuando el efectivo restante es bajo.
Para lograr el reembolso, la oficina del tesorero proporciona la cantidad solicitada (mediante cheque o moneda) al custodio. La entrada para registrar el reembolso debitaría las cuentas de gastos informadas por el custodio.
Entradas del diario de caja chica
Para establecer un fondo de caja chica de $ 200 para Sample Company, se realiza el siguiente asiento en el diario:
No se realizaría ninguna otra entrada hasta que se solicite el reembolso y se respalde con la documentación necesaria; luego, se haría una entrada como la siguiente para resumir todas las transacciones de caja chica.
El custodio usaría los $ 176 para restaurar la cantidad de efectivo a $ 200.
La gerencia debe preocuparse por controlar el uso adecuado de la caja chica. Se deben realizar los pasos que se consideren necesarios (como el recuento de sorpresas) para garantizar que los controles sean adecuados.
Los contadores financieros (y los auditores independientes) generalmente no se preocupan por la caja chica debido a la inmaterialidad de las cantidades.
Por ejemplo, si hay gastos no reembolsados de la caja chica al final del año, los gastos están subestimados y el efectivo sobrevalorado.
Si bien sería preciso actualizar estos elementos con una entrada de ajuste, este paso se omite con frecuencia debido a la falta de materialidad.
