¿Qué se entiende por compra de materiales?
Compra de materiales se refiere a la adquisición de materiales por un precio. Por lo general, lo maneja un departamento específico (por ejemplo, el gerente de compras en el departamento de compras), particularmente en las grandes empresas.
Un departamento de compras puede funcionar eficazmente si:
- Está organizado de forma centralizada
- Se garantiza la plena cooperación entre el departamento de compras y otros departamentos.
- Existe una estrecha relación entre el departamento de compras y el departamento de cuentas.
- El gerente de compras está técnicamente calificado y tiene suficiente experiencia.
- Se establece claramente un procedimiento adecuado y se cumple estrictamente
La compra es una actividad especializada y de importancia crítica en las empresas manufactureras. Los materiales representan una parte considerable de los costos de producción. Como tal, el gerente de compras de una empresa de este tipo es responsable de gastar más dinero que cualquier otra persona.
Cualquier error por parte del gerente de compras, por lo tanto, puede ser extremadamente costoso. Además, la compra de materiales por debajo del estándar socavará la calidad del producto, provocará desperdicio y conducirá a costosas averías de la máquina.
Por lo tanto, es de fundamental importancia garantizar que la función de compra de materiales se realice de manera eficaz, eficiente y económica.
Según Alford y Beatty, «la compra es la adquisición de materiales, suministros, máquinas, herramientas y servicios necesarios para el equipo, el mantenimiento y la operación de una planta de fabricación».
Como se mencionó anteriormente, la función de compras generalmente la realiza un departamento de compras separado, creado por un comprador experto (o gerente de compras). Para llevar a cabo sus funciones de forma eficaz, el responsable de compras debe conocer:
- Que comprar
- Cuando comprar
- Donde comprar
- Cuanto comprar
- A que precio comprar
Qué comprar
Normalmente, algunas de las piezas de repuesto y componentes que requiere una empresa de fabricación se fabrican en la propia empresa en lugar de comprarse externamente. Los diversos artículos de las tiendas que debe adquirir el departamento de compras son:
- Todos los artículos de materiales, almacenes, repuestos y componentes que la empresa de fabricación no puede fabricar.
- Otros artículos que la empresa de fabricación puede fabricar pero no desea fabricar.
La toma de decisiones con respecto a los artículos incluidos en la segunda categoría es una función importante del departamento de compras. La decisión de comprar o producir un artículo en particular depende de factores como:
- Requisitos anuales para el artículo
- Frecuencia de compra del artículo
- Disponibilidad de capacidad de fabricación de repuesto para producir el artículo.
- La ventaja de precio que surge del costo comparativo de fabricación y compra.
- Secreto del producto
La decisión de dar preferencia a la compra es de suma importancia. Estas decisiones las toma el departamento de compras bajo la guía del departamento de planificación y el departamento de costos.
Cuándo comprar
Los materiales generalmente se compran cuando se reciben los pedidos del departamento de tiendas. Si ciertos artículos solo están disponibles durante una temporada en particular, las compras se realizan durante la temporada.
Para artículos restringidos por regulaciones gubernamentales, la cuestión de cuándo comprar se determinará con referencia a la fecha de la licencia, cuota o permiso, según sea el caso.
Dónde comprar
El departamento de compras generalmente mantiene una lista de proveedores aprobados para varios artículos de materiales. Siempre que se requieren materiales, las compras se realizan a estos proveedores después de recibir sus cotizaciones.
Si existen requisitos a largo plazo para comprar materiales de forma regular a granel, los materiales se compran solo a proveedores específicos. En el caso de materiales controlados, las compras también se realizan solo a proveedores específicos.
Cuánto comprar
La cantidad de materiales a comprar es otro criterio importante para la toma de decisiones. El departamento de compras se guía a este respecto por la solicitud de compra recibida del departamento de tiendas.
Sin embargo, en las organizaciones que utilizan la técnica de control presupuestario, el presupuesto de compras que se prepara y aprueba con anticipación muestra los tiempos y la cantidad de compras. Así, en tales casos, el presupuesto aprobado es el factor rector.
Algunas empresas de fabricación adoptan la técnica de control de la cantidad económica de pedido (EOQ), que indica la cantidad y la frecuencia de las compras. EOQ asegura que los costos involucrados en la compra de materiales y el mantenimiento del inventario se minimicen.
A qué precio comprar
El precio a pagar es un factor clave que influye en el coste de los materiales. En caso de que se hayan invitado y recibido ofertas o cotizaciones, es responsabilidad del departamento de compras seleccionar el precio al que se deben comprar los materiales.
Normalmente, en este caso, se selecciona la oferta o cotización que ofrece el precio más bajo. Sin embargo, también se deben considerar los términos de entrega, el período de crédito permitido, la tasa de descuento y la confiabilidad y capacidad del proveedor para ejecutar pedidos.
Si los materiales se suministran a través de una autoridad de control, el gerente de compras no tiene más opción que adquirir el suministro al precio fijado por la autoridad.
Tipos de compras
La compra de materiales se puede realizar de forma centralizada o descentralizada. En cualquier caso, es importante tener en cuenta la naturaleza, el tamaño y los requisitos de la empresa.
Compras centralizadas
En compras centralizadas, la autoridad para comprar materiales para todos los departamentos de una organización se coloca en un individuo o un departamento (por ejemplo, el departamento de compras dirigido por un gerente de compras).
Ventajas de las compras centralizadas
Las principales ventajas de la compra centralizada son las siguientes:
- Se puede seguir una política uniforme y firme con respecto a las condiciones de compra (por ejemplo, condiciones de pago).
- La compra de materiales es responsabilidad exclusiva del departamento de compras, lo que significa que otros departamentos pueden concentrarse en la producción.
- Dado que los materiales se compran en grandes cantidades, es posible beneficiarse de mejores tarifas de los proveedores.
- Se pueden estandarizar diferentes elementos de material.
- El personal de compras, al concentrarse únicamente en las compras, desarrolla conocimientos y habilidades especializados, lo que lleva a la experiencia y, a su vez, a la compra económica.
- Las compras centralizadas facilitan el mantenimiento de un conjunto completo de registros para las transacciones de compra, lo que permite a la administración ejercer un mejor control sobre las compras.
- La compra centralizada ayuda a coordinar las actividades de compra y, al otorgar la autoridad de compra a una sola persona, evita la duplicación y la superposición.
- La compra centralizada ayuda a controlar los inventarios y evitar una inversión excesiva en materiales.
Desventajas de las compras centralizadas
La compra centralizada también tiene varias limitaciones bien definidas, que incluyen:
- El procedimiento utilizado para la compra de materiales no es flexible, lo que puede provocar retrasos en la obtención de suministros.
- La creación de un departamento de compras independiente conlleva unos costes administrativos elevados.
Compras descentralizadas
En compras descentralizadas (también conocidas como compras localizadas), la autoridad para comprar materiales se pone en manos de más de una persona o departamento. Bajo este sistema, cada jefe de departamento realiza compras para su propio departamento.
Ventajas de las compras descentralizadas
Las compras descentralizadas son beneficiosas por las siguientes razones:
- Permite flexibilidad en la rutina de compras, lo que ayuda a evitar retrasos en las adquisiciones.
- En compras descentralizadas, no se designa ningún equipo de compras especializado, lo que reduce los costos de administración.
- Las compras descentralizadas son más eficientes que las compras centralizadas porque cada jefe de departamento puede evaluar los requisitos y problemas de su departamento de manera más efectiva.
Desventajas de las compras descentralizadas
Las compras descentralizadas también adolecen de las siguientes desventajas:
- La compra descentralizada no es económica porque los materiales se compran en lotes más pequeños (como tal, no se pueden obtener descuentos por volumen o condiciones de compra favorables).
- Carece de una política uniforme para la compra de materiales.
- Los diferentes departamentos pueden pagar diferentes precios por los mismos materiales.
- No se puede contratar personal de compras experto para cada departamento de la organización.
- No hay coordinación entre departamentos, lo que puede dar lugar a duplicaciones y superposiciones.
- Los jefes de varios departamentos operativos, al ser responsables de la compra de materiales, no pueden concentrarse completamente en sus tareas rutinarias.
Procedimiento de compra o ciclo de compra
1. Inicio de la compra
Esto comienza con la recepción de una solicitud de compra por parte del departamento de compras. La solicitud de compra es preparada por el almacenista en base a:
- Solicitudes recibidas de los departamentos de la empresa.
- Se está aplicando la política de reposición
- Solicitudes especiales de equipos y materiales específicos
- Juicio y experiencia personal (si se permite)
Las solicitudes suelen ser aprobadas por personal autorizado para otorgar la aprobación. El almacenista se asegura de que estén actuando de acuerdo con las políticas estándar. Preparan las solicitudes de compra por triplicado.
El primero (es decir, el original) se envía al departamento de compras, el siguiente se envía al departamento de costos y el último es retenido por el departamento de tiendas.
Se pueden preparar más copias según los requisitos de la empresa.
La solicitud de compra constituye la base del pedido que se realizará a los proveedores. Por lo tanto, esto debe prepararse con especial atención. Esto ayuda a comprar la cantidad correcta de materiales con la calidad correcta, en el lugar correcto, de la fuente correcta y en el momento correcto.
Esto ayuda a la empresa a adquirir materiales a un precio competitivo. También ayuda a garantizar las operaciones fluidas e ininterrumpidas de la empresa.
Formato / Modelo de solicitud de compra
2. Citas atractivas
Una vez recibida la solicitud de compra, el departamento de compras continuará e invitará a los proveedores a presentar cotizaciones, etc. La práctica habitual es enviar un formulario de consulta al proveedor. El modelo del formulario de consulta se proporciona a continuación:
3. Recepción de cotización del proveedor
El proveedor, después de recibir la carta de consulta, proporciona un presupuesto y establece los términos y condiciones del suministro de materiales al departamento de compras. El proveedor también proporciona calidad, cantidad, tiempo de entrega, precio, descuento y otra información necesaria.
Esta presentación es importante desde el punto de vista tanto del comprador como del proveedor. Es una oferta en términos legales. Esto, por lo tanto, requiere un manejo cuidadoso y una conservación adecuada.
4. Preparación de declaración comparativa
La declaración comparativa (o un programa comparativo de cotizaciones) se prepara después de recibir las cotizaciones del proveedor.
Está elaborado con miras a comparar precios, términos y condiciones, y ayuda a seleccionar el proveedor cuyos términos son más favorables para la organización.
La declaración comparativa es un documento importante que debe mantenerse cuidadosamente en un registro para referencia y orientación futuras. La declaración preparada se envía al jefe del departamento de compras para su aprobación.
El propósito de preparar una declaración comparativa es darse cuenta del valor del dinero. A continuación se proporciona un formulario de declaración comparativa.
5. Preparación y colocación de la orden de compra
La última acción involucrada en la compra de materiales es preparar y realizar una orden de compra. Una orden de compra es un documento legal que implica la aceptación de la oferta del proveedor.
Por lo tanto, la orden de compra debe prepararse con mucho cuidado y con todos los detalles. Esto ayuda al proveedor a asegurarse de que suministrará materiales de la calidad adecuada, la cantidad adecuada y en el momento adecuado.
Las órdenes de compra son órdenes al proveedor para suministrar los materiales requeridos según sus cotizaciones y las instrucciones contenidas en ellas. Un proforma de la orden de compra se da de la siguiente manera:
Generalmente, la orden de compra se prepara por triplicado. La copia original se envía al proveedor, el duplicado se envía a la sección de cuenta y el triplicado se conserva para referencia futura.
Sin embargo, si se requieren más copias, estas también deben prepararse. Por ejemplo, si se van a preparar cinco copias, la cuarta podría enviarse a la tienda y la quinta podría enviarse al departamento de pedidos.