Para comprender qué es la contabilidad computarizada, es fundamental saber cómo se pueden representar los sistemas contables. Entonces, examinemos la siguiente figura.
El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera que sea útil para la toma de decisiones. La contabilidad puede verse como un sistema (o un proceso) que convierte datos en información útil. Los procesos de información incluyen el registro, el mantenimiento y la presentación de informes.
Numerosos procesos están involucrados en cada negocio. Algunos son simples, mientras que otros son complejos o engorrosos.
A medida que una empresa crece, adquiere nuevos clientes, ingresa a nuevos mercados y se mantiene al día con los cambios constantes en las regulaciones legales, necesita mantener registros contables, de inventario y legales precisos y actualizados.
Aquí es donde contabilidad computarizada ayuda. La contabilidad computarizada simplifica, integra y agiliza todos los procesos comerciales de manera fácil y rentable.
Necesidad de contabilidad computarizada
La contabilidad de las transacciones financieras de una empresa es una función importante en las operaciones diarias.
Desarrollar y utilizar un sistema de contabilidad adecuado garantiza que todas las transacciones se registren de forma correcta y precisa en el libro mayor de la empresa. Los avances tecnológicos facilitan el proceso contable para muchas empresas.
La contabilidad es una parte importante de toda empresa. Las empresas deben llevar un registro de sus créditos y débitos. Entonces, ¿qué es mejor para una idea de negocio: las personas o el software?
Muchos contadores y auditores describen la contabilidad como un idioma de negocios aceptado en todos los países.
Toda empresa aplica la contabilidad porque es generalmente aceptada. Las empresas deben divulgar información financiera y de gestión específica al gobierno, el público y otros usuarios.
De hecho, la contabilidad es una herramienta indispensable en el proceso de toma de decisiones empresariales. Con el desarrollo de las tecnologías de la información, han surgido muchos productos informáticos (software) que facilitan la contabilidad a los usuarios.
Para mantenerse competitivas, las grandes empresas analizan el desempeño de todas las células de la organización (comenzando por los trabajadores no calificados y el personal operativo, y terminando con los altos directivos y otro personal clave). Buscan todas las desviaciones del plan y su impacto.
Es responsabilidad del equipo directivo de una empresa implementar medidas y procedimientos para evitar desviaciones de este tipo en el futuro. Estos procedimientos se conocen como controles internos e incluyen los siguientes cinco elementos:
- Control medioambiental
- Evaluación de riesgos
- Supervisión
- Información
- Comunicación
Cada elemento, después de ser evaluado por separado, se combina con los demás para obtener una calificación holística del desempeño organizacional.
Contabilidad manual vs computarizada
Contabilidad manual implica que los empleados realizan todo ciclo contable manualmente de forma periódica; ellos calculan, registran transacciones en el diario, preparan libros de contabilidad, emiten balances de prueba y preparan informes de estados financieros y otras rutinas.
Por supuesto, en las grandes organizaciones, las tareas contables manuales de este tipo requieren mucho tiempo, recursos y esfuerzo.
Por otro lado, contabilidad computarizada implica que lo único que hacen los empleados es registrar las transacciones en una computadora, que luego completa los otros pasos involucrados en el ciclo contable de forma automática o mediante una solicitud.
Sin embargo, esta visión de la contabilidad computarizada está muy simplificada. Esto se debe a que las transacciones son una categoría compleja que consta no solo de ventas o adquisiciones, sino también de depreciación, primas, dividendos y cálculo de salarios.
Entonces, a pesar del hecho de que las computadoras proporcionan cálculos precisos y generan informes inteligentes, la contabilidad computarizada también consume mucho tiempo, recursos y esfuerzo. Por esta razón, es difícil evaluar qué tipo de contabilidad es más rápida y económica.
Si la contabilidad manual requiere contadores calificados para mantener un registro de las transacciones comerciales, la contabilidad computarizada requiere contadores que puedan usar software específico y, por lo tanto, que obtengan un salario más alto.
El software puede ejecutar cálculos más rápido que los humanos, pero las computadoras no saben qué se necesita hasta que un humano proporciona instrucciones claras. Además, dependiendo de la complejidad y el tamaño de una organización, un sistema de contabilidad computarizado adecuado puede costar una suma enorme.
Además, en comparación con la contabilidad manual, la contabilidad computarizada proporciona un mejor sistema de informes de control interno para cualquier período de tiempo determinado.
Esto se debe a que las computadoras pueden controlar miles de indicadores simultáneamente y enviar notificaciones a la parte relevante cuando los indicadores específicos son anormales. Por el contrario, el control manual lleva más tiempo.
Ventajas y desventajas de la contabilidad manual y computarizada
Ventajas de la contabilidad manual
Las ventajas de la contabilidad manual incluyen:
- Mano de obra y recursos comparativamente baratos
- Fiabilidad
- Independencia de las máquinas
- Disponibilidad de trabajadores calificados
Desventajas de la contabilidad manual
Las desventajas de la contabilidad manual incluyen:
- Velocidad más lenta
- Se requiere más esfuerzo de los contables
- Informes de control interno comparativamente lentos
- Trabajo de rutina más algún otro trabajo
- Se requiere más personal
Ventajas de la contabilidad computarizada
Las ventajas de la contabilidad computarizada incluyen:
- Informes rápidos y móviles
- Fiabilidad y ausencia de trabajo rutinario
- Mayor precisión
- Sistema de control interno de mayor productividad
- Fácil copia de seguridad y restauración de registros
Desventajas de la contabilidad computarizada
Las desventajas de la contabilidad computarizada incluyen:
- Costos extremadamente altos para desarrollar, implementar y usar el sistema.
- Se requiere formación especializada para el personal
- Aumento de los costos de personal
- Dependencia de las máquinas
Comparación
Tanto la contabilidad computarizada como la contabilidad manual tienen ventajas y desventajas, pero realizan la misma tarea y el resultado final es el mismo. Las principales diferencias entre estos tipos de contabilidad se reducen al costo, la velocidad y la movilidad.
En las pequeñas y medianas empresas, generalmente se prefiere la contabilidad manual y se puede utilizar sin socavar la calidad. Por el contrario, las grandes corporaciones aplican sistemas de contabilidad complejos que cuestan mucho, pero los efectos de estas aplicaciones superan todas las expectativas.
Limitaciones de la contabilidad computarizada
Aparte de las desventajas, la contabilidad computarizada adolece de ciertas limitaciones relacionadas con su funcionamiento. Estos son los siguientes:
- Los cortes de energía, los virus informáticos y los piratas informáticos son los notables talones de Aquiles de los sistemas de contabilidad computarizados.
- Una vez que se han introducido los datos en el sistema, la salida se obtiene automáticamente. Por lo tanto, los datos ingresados deben validarse para garantizar su precisión e integridad. No debemos olvidar el concepto de GIGO (Garbage In [input], La basura fuera [output]).
- Los sistemas de contabilidad computarizados que están configurados incorrectamente para cumplir con los requisitos comerciales (por ejemplo, debido a errores de programación, software inadecuado o problemas de hardware o de personal) pueden causar más daño que bien.
- A menos que se establezca un nivel adecuado de control y seguridad (ya sea interno o externo), el fraude informático es una amenaza persistente para los sistemas contables computarizados.
Estas limitaciones citadas pueden corregirse estableciendo UPS, utilizando personal contable capacitado e implementando medidas sólidas de control y seguridad. Aunque la contabilidad computarizada se considera bastante costosa, las empresas modernas la prefieren debido a su velocidad, movilidad y precisión.
Nota: La metodología relacionada con la contabilidad computarizada no se analiza aquí en detalle.