En el proceso de control de materiales, después de que se reciben y controlan los materiales comprados, el siguiente paso es el almacenamiento de materiales, también conocido como almacenaje.
El mantenimiento de la tienda es la tarea de mantener la custodia segura de todos los artículos de suministros, materias primas, piezas terminadas, piezas compradas y otros artículos. Estos artículos se guardan en un almacén del que un comerciante actúa como fideicomisario. Como tal, el almacenamiento se puede definir como el proceso de recibir y distribuir tiendas o suministros.
Según Alford y Beatty, «el almacenamiento es ese aspecto del control de materiales relacionado con el almacenamiento físico de mercancías».
En palabras de Wheldon, “el almacenamiento es el almacenamiento físico de los materiales que se llevan al almacén de manera científica y sistemática con miras a (I) salvándolos de todo tipo de daños y pérdidas, y (ii) ejerciendo un control general sobre su movimiento ”.
En resumen, el almacenamiento se refiere al arte de conservar las materias primas, el trabajo en curso y las piezas terminadas en las tiendas de la mejor manera posible.
Generalmente, en las pequeñas empresas, el mantenimiento de una tienda es una tarea menor. Sin embargo, siempre vale la pena recordar que el manejo descuidado de los materiales, el hurto y el deterioro de los materiales pueden reducir las ganancias e incluso las pérdidas.
Por lo tanto, para garantizar la máxima eficiencia, es importante mantener un departamento de almacenamiento bien equipado.
Spriegel y Lansburgh comentaron acertadamente: «El control deficiente de los materiales suele ir acompañado de una mala administración del almacén de una manera que puede desequilibrar fácilmente cualquier programa operativo que se haya adoptado».
Objetivos de la tienda
Un sistema eficiente de almacenamiento tiene los siguientes objetivos:
- Asegurar el suministro ininterrumpido de materiales y almacenes sin demoras a los distintos departamentos de producción y servicio de la organización.
- Para evitar el exceso y la falta de existencias de materiales.
- Verificar todos los materiales en cuanto a calidad y cantidad.
- Minimizar los costos de almacenamiento.
- Asegurar un control efectivo y continuo de los materiales.
- Asegurar la utilización óptima del espacio de almacenamiento disponible y de los trabajadores involucrados en los procesos de almacenamiento.
- Para proteger los materiales de pérdidas y desperdicio debido a un almacenamiento defectuoso.
- Identificar y ubicar materiales en los almacenes sin demora.
- Para proteger y salvaguardar los artículos materiales de hurto, robo, incendio y otros.
- Desarrollar un sistema que proporcione información completa y actualizada sobre todos los elementos almacenados.
Funciones de mantenimiento de tienda
Las principales funciones de almacenamiento se realizan en el Departamento de Tiendas de una organización. Incluyen:
- Emitir solicitudes de compra cuando se requiera material.
- Recibir las tiendas compradas del Departamento de Recepción y verificar que cada lote de tiendas esté respaldado por una sangría, una orden de compra y una nota de inspección.
- Preparación de la Nota de Mercancía Recibida de acuerdo con los diferentes lotes de tiendas recibidos.
- Asegurarse de que todas las notas de mercancías recibidas se registren periódicamente en la tarjeta Bin.
- Colocar y organizar las provisiones recibidas en lugares adecuados y adherirse al principio de oro del almacenamiento: «Un lugar para todo en su lugar».
- Minimizar los costos de almacenamiento, manipulación y mantenimiento mediante la conservación y manipulación de materiales de la manera más económica y eficiente.
- Emitir tiendas a varios departamentos comerciales y garantizar que todos los problemas estén debidamente autenticados y contabilizados.
- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de emisión y los sistemas y directrices organizativos.
- Revisar periódicamente el inventario iniciando sistemas de control de inventario (por ejemplo, sistema de control de inventario perpetuo y sistema ABC de control de inventario).
- Revelar la información más completa y actualizada sobre la disponibilidad de las tiendas cuando sea necesario. Esto depende de mantener registros de tiendas adecuados con la ayuda de Bin Cards y un Stores Ledger.
- Salvaguardar los materiales de robos, hurtos, incendios y otros.
- Supervisar y coordinar las funciones de los diferentes empleados que trabajan bajo la dirección del tendero.
- Impedir la entrada de personas no autorizadas a las tiendas.
- Mantener niveles adecuados de existencias, que se fijan con respecto a cada artículo de las tiendas, y reponerlos cuando sea necesario.
Deberes del encargado de la tienda
En un entorno de fabricación, las tiendas o los materiales representan una cantidad equivalente de efectivo. Por esta razón, debe haber un sistema de almacenamiento bien pensado.
El sistema de almacenamiento debe estar diseñado para garantizar la custodia segura de los materiales, el fácil acceso a los artículos, el uso económico del espacio de almacenamiento, el flujo regular y eficiente de materiales, el mantenimiento de registros de almacenamiento confiables y una evaluación eficiente de la posición de las existencias.
Para un almacenamiento eficiente, se establece un Departamento de Tiendas separado bajo la dirección de un comerciante. El tendero es un individuo de amplia experiencia en el área de rutinas de tiendas.
Para el desempeño de sus funciones, el tendero recibe la asistencia de varios miembros del personal. El tendero es responsable del desempeño seguro de sus funciones.
Además, las principales funciones y responsabilidades del tendero son:
- Emitir requisiciones en el departamento de compras para asegurar que los materiales se adquieran de manera oportuna.
- Aceptar en las tiendas cualquier material recibido de proveedores o devuelto por el departamento de producción.
- Controlar todos los materiales en cuanto a calidad y cantidad.
- Mantener todos los materiales de una manera segura y conveniente en recipientes y contenedores apropiados.
- Emitir materiales contra la debida autorización.
- Mantener registros de recibos, ediciones y balance de materiales.
- Vigilar los niveles de existencias y reponer materiales cuando sea necesario.
- Evitar la entrada de personas no autorizadas a las tiendas.
- Asesorar a la dirección en el día a día del departamento de tiendas.
- Eliminación de desechos o materiales obsoletos.
Ubicación de las tiendas
Aquí, la ubicación se refiere al sitio de una tienda en particular. La ubicación de las tiendas debe planificarse cuidadosamente.
Un factor importante a considerar al establecer la configuración de una tienda es la cuestión de dónde ubicarla para un efecto óptimo.
Es fundamental instalar las tiendas en un lugar conveniente y seguro cerca del Departamento de Recepción. También debe ser accesible desde todas las partes de la fábrica y estar libre de riesgo de incendio, robo y otros peligros.
El principio general utilizado para determinar la ubicación de un Departamento de Tiendas es minimizar el costo total (es decir, en términos de kg / km) de transporte de materiales.
Determinantes de la ubicación de las tiendas
Los principales factores que determinan la ubicación de las tiendas en una operación de fabricación se describen a continuación:
1. Minimización de los esfuerzos de manipulación de materiales: El almacén de materias primas debe estar cerca de los talleres de producción, y los almacenes de productos terminados y materiales de embalaje deben estar cerca del taller de ensamblaje. Las tiendas deben ser fácilmente accesibles en transporte.
2. Naturaleza de los materiales: La naturaleza de los materiales que se almacenarán influye en la ubicación. Los materiales resistentes a la intemperie se pueden almacenar al aire libre, mientras que los materiales como el cemento y el yeso no solo deben protegerse de la intemperie, sino que también deben almacenarse en un lugar seco.
3. Cantidad, peso, etc., de materiales: Se debe considerar la cantidad de cada una de las mercancías a almacenar para elegir la ubicación. Cuando se conozcan las cantidades, se podrán tomar las previsiones adecuadas para las necesidades de almacenamiento inmediatas y futuras.
4. Flujo de materiales: La ubicación de las tiendas debe ser conveniente, permitiendo el flujo constante y regular de los artículos de la tienda sin obstrucciones.
5. Libre de riesgo de pérdida: Las tiendas deben instalarse en un lugar seguro que esté libre de riesgo de pérdida debido a incendios, robos, humedad y otros peligros.
6. Flexibilidad: La ubicación de las tiendas debe dejar abierto el potencial de expansión futura.
Disposición de las tiendas
El diseño de las tiendas se refiere a la disposición física de las instalaciones de almacenamiento o la disposición interna o colocación de materiales dentro de las tiendas.
El diseño de las tiendas tiene como objetivo la utilización efectiva del espacio disponible para el almacenamiento de materiales. Busca hacer conveniente la recepción y emisión de las tiendas, mejorar la apariencia de las tiendas y minimizar la posibilidad de daños, desperdicios, robos y accidentes.
Al diseñar la distribución de las tiendas, otro objetivo importante es reducir el costo operativo del almacenamiento. La distribución de las tiendas debe elegirse en función de la clase y cantidad de materiales que se almacenarán, así como de la naturaleza general del negocio.
Los diferentes materiales deben almacenarse por separado, prestando la debida atención a los puntos de vista de economía espacial, supervisión eficaz, desperdicio mínimo y conveniencia. Los materiales deben guardarse en contenedores, estantes, estantes, cajones, tambores, paquetes y contenedores.
Factores a considerar para decidir el diseño de las tiendas
1. Similitud: Los artículos de naturaleza similar deben almacenarse en un solo lugar por razones de conveniencia y fácil identificación.
2. Popularidad: Se debe considerar la rotación de cada artículo para permitir que los artículos que se mueven rápidamente se almacenen cerca del punto de emisión / uso.
3. Tamaño del artículo: Los artículos que son grandes o voluminosos por naturaleza deben almacenarse cerca del punto de uso.
4. Naturaleza de los materiales: La naturaleza de los materiales que se almacenarán es importante para determinar la distribución de las tiendas. Los productos peligrosos, sensibles y perecederos deben almacenarse por separado en lugares seguros.
5. Movimiento físico de materiales: Adhiérase estrictamente al principio de «primero en entrar, primero en salir» en materia de movimiento físico de materiales.
6. Instalaciones físicas: Para crear un diseño eficiente, es importante tener en cuenta las instalaciones físicas, como los arreglos de iluminación, ventilación, pintura de las paredes, disponibilidad de grúas y otros equipos de manipulación.
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