Libro mayor subsidiario: Definición
A libro mayor subsidiario es un libro mayor que contiene una copia de seguridad de cuentas más detalladas que el libro mayor.
La necesidad de libros auxiliares
La necesidad de información oportuna y precisa, así como de buenos procedimientos de control interno, requiere que se mantengan ciertas cuentas de respaldo.
Para ilustrarlo, la administración necesita conocer no solo el total de sus cuentas por cobrar, sino también la cantidad que debe cada cliente individual. Se necesita el mismo tipo de información con respecto a las cuentas por pagar.
La administración necesita saber el total que debe a sus distintos proveedores, cuánto debe a sus proveedores individuales y cuándo vence cada pago. A menudo, se necesita información de respaldo similar para elementos como el seguro prepago y la planta y el equipo.
La cuenta principal (o cuenta principal) a menudo se denomina cuenta de control y se mantiene en el libro mayor. Por ejemplo, el libro mayor contiene una cuenta denominada Cuentas por cobrar.
La cuenta de Cuentas por cobrar resume la información sobre el saldo inicial, el total de todas las ventas y efectivo cobrado a cuenta para el período y el total adeudado por todos los clientes de la empresa al final del período.
También se mantienen cuentas de respaldo para cada cliente individual. Estos se llaman cuentas subsidiarias y se colocan en un libro mayor de cuentas por cobrar de subsidiarias.
A libro mayor subsidiario es independiente del libro mayor. Contiene un conjunto de cuentas relacionadas cuyos saldos en total serán iguales al saldo en la cuenta controladora.
Cada cuenta individual en el libro mayor de cuentas por cobrar subsidiarias debe mostrar el nombre, la dirección, la calificación crediticia y el límite de crédito del cliente, junto con cualquier otra información de pago vital.
A continuación se muestra un ejemplo de una cuenta subsidiaria. La cuenta en este ejemplo es una cuenta contable de saldos en ejecución formal. Proporciona al usuario la capacidad de actualizar continuamente el saldo después de publicar cada transacción.
Se mantienen cuentas subsidiarias similares para las cuentas por pagar y, según las necesidades de la empresa, para otras cuentas como Propiedades, Planta y Equipo.
Por ejemplo, la cuenta del libro mayor, Equipo, muestra el costo histórico del equipo total propiedad de la empresa. A menudo, se mantienen tarjetas de respaldo para cada elemento del equipo.
Estas tarjetas muestran información como el costo de cada artículo, su vida estimada, su valor de rescate (o valor residual) y su cobertura de seguro. Las tarjetas individuales sirven como un libro mayor subsidiario de la cuenta de Equipo de control.
El número de cuentas subsidiarias utilizadas, así como el nivel de detalle con el que se mantienen, depende de las necesidades de la administración de la empresa.
Contabilización en cuentas subsidiarias
Cuando se mantienen cuentas subsidiarias, es necesario registrar asientos de diario tanto en el libro mayor (o cuenta de control) como en la cuenta subsidiaria.
Por lo tanto, si se realiza una entrada para registrar una venta a cuenta, se deben realizar dos contabilizaciones:
- Una contabilización en la cuenta de cuentas por cobrar del libro mayor
- Otra contabilización en las cuentas por cobrar de la subsidiaria individual
Para mantener el control, las contabilizaciones en las cuentas subsidiarias deben realizarse diariamente. Por el contrario, las contabilizaciones en las cuentas del libro mayor solo deben realizarse periódicamente.
Se siguen procedimientos de contabilización similares para las cuentas por pagar subsidiarias y cualquier otra cuenta subsidiaria que se mantenga.
Ejemplo
Para demostrar el proceso de contabilización en cuentas subsidiarias, registremos y publiquemos tres entradas representativas relacionadas con cuentas por cobrar:
- Ventas a cuenta
- Devolución de ventas
- Cobros a cuenta
Suponga que al comienzo del año en curso (en este caso, 2019), las cuentas por cobrar de LA Company totalizaban $ 6,000 y comprendían cinco clientes con los siguientes saldos de cuentas:
Las ventas para el 2 de enero de 2019 fueron de $ 1,500 y se registraron en el diario general de la siguiente manera:
El 10 de enero, O. Ort devolvió $ 100 de la mercancía que compró a cuenta el 2 de enero. Esta entrada se registra de la siguiente manera:
Finalmente, el 12 de enero, la firma recibió $ 5.300 en efectivo a cuenta de varios clientes. Se hizo la siguiente entrada para registrar estas colecciones:
Las cuentas por cobrar de la cuenta del libro mayor general y las cuentas subsidiarias se muestran a continuación en forma de cuentas T en lugar del formulario de saldo corriente, por conveniencia.
Cada entrada se registra tanto en las cuentas del libro mayor correspondientes como en las cuentas de los clientes individuales. Las contabilizaciones en las cuentas del libro mayor auxiliar se indican anotando el número de cuenta del cliente en la Ref. columna.
Las contabilizaciones en las cuentas del libro mayor también se indican anotando las cuentas del libro mayor en la Ref. columna.
Al final del período contable, después de que se hayan completado las contabilizaciones, se elabora una lista de todas las cuentas subsidiarias individuales.
Este programa de cuentas por cobrar, a menudo llamado balance de prueba de cuentas por cobrar, se suma. El total debe ser igual al saldo indicado en la cuenta del libro mayor relacionada. Si estos totales no son iguales, esto indica una publicación o un error similar.
A continuación se muestra el programa de cuentas por cobrar de los clientes de nuestro ejemplo.
