¿Qué es un sistema de control de inventario?
Los sistemas de control de inventario son fundamentales para las empresas debido a la importancia del inventario, que es un activo importante. Es a través del inventario que tienen lugar la mayoría de las actividades operativas de una empresa.
Por lo tanto, es crucial establecer sistemas de control efectivos para salvaguardar el inventario (por ejemplo, para minimizar costos y prevenir fraudes, robos, daños a unidades físicas y manipulación de registros de inventario). Estos sistemas de control se conocen como sistemas de control de inventario.
Para abordar estos requisitos, las empresas generalmente introducen tanto sistemas de control interno como sistemas de control de gestión para el inventario.
Se introducen sistemas de control interno y sistemas de control de gestión para minimizar los costos y prevenir el fraude, el robo, los daños y la manipulación de los registros de inventario.
Sistemas de control interno
Los sistemas de control interno se relacionan con los tipos de sistemas de control que debe introducir una empresa para proteger el inventario de pérdidas y garantizar la precisión de los registros de inventario.
Los sistemas de control interno para el inventario pueden incluir varias características. Esta sección destaca varias de estas características.
Primero, una persona (o varios miembros del personal) debe hacerse responsable del inventario y su estado mediante el diseño de un sistema de control para la rendición de cuentas. Esto minimiza la probabilidad de que el inventario dañado pase desapercibido o el inventario sea robado.
En segundo lugar, se debe introducir un control para que el departamento receptor sea responsable de verificar la calidad y cantidad del inventario recibido. La firma de la persona responsable debe registrarse para garantizar la rendición de cuentas y la exactitud de las facturas y facturas.
Si la mercadería debe ser almacenada, el gerente del almacén asume la responsabilidad de la mercadería transferida, dando fe del número y condición de cualquier inventario recibido.
En tercer lugar, el informe de transferencia debe ser independiente del departamento de informes. Esto asegura una comparación de los artículos recibidos y su calidad y cantidad.
En cuarto lugar, el departamento de almacén solo debe cumplir con las solicitudes autorizadas para la transferencia de mercancías. Esto asegura que el departamento de almacén se libera de la responsabilidad y que se transfiere al departamento de pedidos.
En quinto lugar, deben existir sistemas adecuados de control de incendios, sistemas de alarma, guardias, vigilantes nocturnos y otras medidas de protección.
En sexto lugar, el principio general del sistema de control debe ser que ningún individuo (o grupo de individuos) debe controlar los registros y las unidades físicas simultáneamente.
Como tal, el departamento de registros no debe tener acceso al inventario físico, y estos dos departamentos deben enviar directamente los informes al departamento de contabilidad, lo que permite establecer los controles adecuados.
Finalmente, el personal del departamento de contabilidad nunca debe tener acceso a las unidades de inventario (y viceversa). Esto protege contra prácticas fraudulentas y desajustes.
En pocas palabras, la separación de funciones al manejar y contabilizar el inventario es fundamental para la integridad de un sistema de controles internos. Si no se establecen sistemas de control interno sólidos, el inventario será presa fácil de robos, fraudes y hurtos.
Sistemas de control de gestión
Se necesitan sistemas de control de gestión para garantizar que se mantenga un tamaño de inventario óptimo. Esto se debe a que los inventarios demasiado grandes generan altos costos de mantenimiento y reducen los ingresos. Asimismo, tener bajos niveles de inventario conduce a la pérdida de negocios, lo que nuevamente reduce los ingresos.
Los sistemas de control de gestión deben poder lograr dos cosas:
- Determinar la cantidad óptima de inventario que se comprará o fabricará.
- Decidir el precio óptimo de los artículos del inventario.
Mantener niveles adecuados de inventario juega un papel importante en la reducción de los costos de inventario y el aumento de los ingresos comerciales. Si no se establecen los sistemas de control de gestión adecuados, la empresa corre el riesgo de tener un inventario excesivo.
Un inventario excesivo dará lugar a costos de mantenimiento sustanciales en forma de impuestos a la propiedad más altos, primas de seguro más altas, costos más altos de manipulación y almacenamiento, y otros costos administrativos.
Si una empresa tiene muy poco inventario, perderá ventas y clientes. De esta manera, así como un inventario demasiado grande produce altos costos de mantenimiento que conducen a pérdidas innecesarias, un inventario demasiado pequeño provoca la pérdida de negocios, lo que resulta en una pérdida o una reducción de los ingresos.
Evidentemente, entonces, Llevar niveles de inventario inadecuadamente altos o bajos es peligroso para una empresa, ya que actúan como un arma de doble filo..
Por esta razón, se utilizan sistemas de control de gestión para garantizar un tamaño de inventario óptimo. Si no se introduce tal sistema, el sistema de control interno puede fallar. Esto puede provocar robos, hurtos, daños y obsolescencia, lo que a su vez provoca grandes pérdidas.
En los sistemas de control de gestión, se utilizan varios modelos matemáticos para identificar dos métricas clave:
- Punto de orden económico (EOP): El nivel de inventario que activa un nuevo pedido.
- Cantidad de orden económica (EOQ): La cantidad que se debe pedir para minimizar los costos de manipulación y, al mismo tiempo, maximizar los descuentos por cantidad y otros ahorros.
Como tal, mediante la cuidadosa introducción de un modelo adaptado a la empresa, es posible establecer un control de gestión adecuado. Esto evita que la empresa corra el riesgo de pérdidas debido a un sistema subóptimo para llevar el inventario.
Al mismo tiempo, elegir un modelo apropiado que no requiera modificaciones ayuda a la empresa a mantener el nivel óptimo de inventario.
Resumen: sistema de control de inventario
- Para garantizar un control adecuado, un inventario puede clasificarse como ABC, VED, FSN o SDE. Esta clasificación ayuda a la toma de decisiones.
- La eficiencia de la gestión de inventario se mide calculando el índice de rotación de inventario o el período promedio de retención de inventario.
- Los sistemas de control de inventario se clasifican como sistemas de control interno y sistemas de control de gestión.
- Los sistemas de control interno deben poder prevenir robos, daños, hurtos y obsolescencia.
- Los sistemas de control de gestión deben proporcionar herramientas para determinar los niveles óptimos de inventario para mejorar la eficiencia de la gestión de inventario.
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