¿Qué es una aprobación de factura? – Definición | Sentido
Definición: La aprobación de facturas, también llamada autorización de cheques, es un documento que enumera los pasos y documentos necesarios antes de que se pueda pagar una factura. En otras palabras, este es el proceso de aprobación que debe realizar el departamento de contabilidad antes de que se le permita emitir un cheque para la compra de bienes.
¿Qué significa la aprobación de la factura?
Las empresas suelen tener un sistema de controles internos que protegen su efectivo para que no se desembolse sin aprobación. El documento de aprobación de la factura actúa como una lista de verificación de los elementos necesarios antes de que una empresa emita el pago. Esta lista incluye una solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción, precio de factura, fecha, condiciones de pago y personal de pago de aprobación. Cada uno de estos elementos se enumera junto a una fecha y una columna inicial, por lo que la persona que recibe el documento puede firmar y escribir la fecha.
Echemos un vistazo a un ejemplo.
Ejemplo
Dado que el proceso de aprobación de facturas se implementa para asegurar el efectivo y no permitir que se emitan cheques para compras no aprobadas, los primeros pasos en el documento de aprobación implican verificar que la compra fue ordenada y recibida.
Los formularios de solicitud de compra y de orden de compra se comparan para asegurarse de que la orden solicitada por un departamento fue realmente ordenada por el departamento de compras. Luego, el informe de recepción se compara con la solicitud y la orden de compra para garantizar que las mercancías recibidas por el departamento de recepción sean las mercancías que realmente se pidieron.
Si los tres documentos están de acuerdo, el precio de la factura, la fecha y las condiciones de pago se comparan con los tres documentos anteriores. Esto muestra que la cantidad facturada por el proveedor es la misma cantidad que ordenó la empresa. Después de que se hayan revisado y comparado todos los formularios, el departamento de contabilidad puede aprobar el pago al proveedor y autorizar al cajero a emitir un cheque de pago al proveedor.