¿Qué es una cuenta de efectivo?

Cuenta de efectivo: Definición

En los cursos de contabilidad, el Cuenta de efectivo Por lo general, se explica primero como parte del sistema de contabilidad.

Es posible que algunos estudiantes ya estén familiarizados con el registro simple de recibos y pagos de dinero. La regla principal para todas las cuentas de efectivo es que debita el efectivo que ingresa y acredita el efectivo pagado.

Configurar una cuenta de efectivo

Suponga que comienza en el negocio (una pequeña tienda minorista) el 1 de junio con $ 2,000 en efectivo como capital inicial.

En la actualidad, solo trataremos con billetes y monedas: los cheques y las transacciones bancarias se explicarán más adelante.

Durante el mes de junio, todas sus transacciones comerciales son al contado. Los detalles de sus transacciones comerciales se enumeran a continuación.

Estas transacciones se ingresan o “registran” en su cuenta de efectivo para el mes de junio como la primera etapa de un ejercicio de contabilidad que involucra el recibo y pago de dinero únicamente. Tenga en cuenta que en esta etapa no hay transacciones de crédito.

La cuenta de efectivo ahora está hecha para el mes de junio, se debita todo el dinero recibido y se acredita todo el dinero pagado.

Tenga en cuenta la descripción de una palabra para todas las entradas de crédito, así como la ausencia total de las palabras «efectivo» y «pagado» en este lado. Esto se debe a que todas estas entradas se refieren a pagos en efectivo.

Notas explicatorias

1. El efectivo en caja, un saldo deudor al 1 de junio, es su capital inicial en este caso, siendo el único activo y propiedad que posee la empresa en esta fecha.

En ejercicios posteriores, se verá que la propiedad comercial en dinero normalmente es solo una parte del capital del propietario.

2. La recaudación de efectivo o las ventas en efectivo se refieren a las ventas normales y continuas “en el mostrador” del pequeño minorista.

Esto contrasta con cualquier venta a crédito en la que la posesión de la mercancía pasa del vendedor al comprador en el momento de la venta (aplazando la liquidación y el pago hasta más tarde). En estos primeros ejercicios, nos ocupamos únicamente de las compras y ventas en efectivo.

3. La columna estrecha a la izquierda de cada columna de efectivo se utiliza para hacer referencias cruzadas a la cuenta correspondiente y apropiada de la partida doble.

4. Los bienes y mercancías comprados por la empresa para revender se denominan compras.

Este costo se distingue de los otros muchos y variados gastos comerciales, y también para mostrar una clara distinción entre este gasto comercial básico y el costo de propiedad y activos como maquinaria y accesorios.

5. La descripción de una palabra para cada entrada, en la mayor medida posible, es importante; sirve para identificar la doble entrada opuesta y correspondiente, que normalmente se encuentra en otro libro mayor.

6. La contabilización de todas las cantidades que ingresan a una cuenta en el lado del débito y todas las cantidades que salen de una cuenta en el lado del crédito evita la necesidad de sumas y restas continuas hasta la etapa de equilibrio, generalmente al final del mes.

7. La forma formada por la línea que atraviesa la parte superior de la cuenta y la línea que corre hacia abajo entre el lado del crédito y el débito es la razón por la cual estas se conocen popularmente como cuentas T.

Puntos focales al preparar una cuenta de efectivo

1. Centre el título de la cuenta de efectivo y deje un espacio en blanco entre el título y los detalles dentro de la cuenta.

2. No es necesario repetir el nombre del mes después de colocarlo en la parte superior de la columna de fecha, pero se debe dar la fecha de cada transacción.

3. El signo $ solo debe mostrarse en la parte superior de cada columna de efectivo y no debe aparecer junto a los recibos y pagos individuales.

4. En la medida de lo posible, utilice una explicación de una sola palabra para la entrada en la parte de detalles de la cuenta.

5. Las palabras «recibido» y «pagado» son superfluas en la sección de detalles, y la palabra «efectivo» solo necesita aparecer en el lado del débito para distinguir las ventas en efectivo de las ventas a crédito (que no se registran en la cuenta de efectivo).

6. La alineación correcta y vertical de las cifras en las columnas de dinero facilitará las adiciones en la etapa de equilibrio.

Equilibrio de la cuenta de efectivo

En contabilidad, equilibrar simplemente significa sumar los lados de débito y crédito de una cuenta y deducir el lado más pequeño (de menor valor total) del lado más grande. La diferencia entre los dos lados se llama saldo de la cuenta.

Más adelante se verá que la cuenta de efectivo se mantiene en un libro de contabilidad especial llamado libro de caja. En la práctica, esto probablemente se equilibraría semanalmente y, ciertamente, al final de cada mes.

La cuenta de efectivo anterior se reproduce aquí y se equilibra de forma ordinaria. Estudie la tabla a continuación y luego lea las siguientes instrucciones sobre el equilibrio. Los pagos que se muestran son posteriores a cualquier descuento permitido.

Vale la pena señalar que hay menos elementos en el lado de débito de esta cuenta de efectivo. Los espacios se han dejado en blanco para permitir la limpieza y garantizar que los totales correspondientes estén en el mismo nivel horizontal.

Los números de folio o de página relacionados con el asiento doble opuesto y correspondiente se han insertado en la columna del folio angosto al frente de cada monto, antes de registrar el asiento doble en las cuentas del libro mayor separadas.

Para mayor claridad, el número de folio o página se muestra entre paréntesis después del nombre de cada cuenta del libro mayor en estas primeras etapas.

El saldo de efectivo disponible al 30 de junio ($ 1.352,00) es la diferencia entre el débito total de $ 4.125,00 y el total de los pagos ($ 2.773,00). Esta cifra de saldo de $ 1,352.00 se inserta como una partida adicional en el lado del crédito por encima del total.

Los dos totales ahora concuerdan y se descartan de la manera que se muestra. El total de los pagos ($ 2773,00) antes del saldo se puede anotar con lápiz, pero no se escribe con tinta como característica permanente.

La diferencia o el saldo de una cuenta nunca debe dejarse suspendida en el aire. En el caso de la cuenta de efectivo, el saldo se ingresará como el último elemento en el lado del crédito por encima del total, y luego se reducirá por debajo del total del débito en el lado opuesto.

Los dos totales se descartan claramente en el mismo nivel horizontal, la línea inferior del total tiene doble regla.

Las abreviaturas c / dyb / d significan «llevado hacia abajo» y «derribado». Los saldos o totales a veces se transfieren de un folio a otro, las abreviaturas c / fyb / f denotan «arrastrado» y «adelantado».

Con respecto al saldo de la cuenta de efectivo, recuerda esto:

El saldo de efectivo físico siempre debe ser un saldo deudor porque el dinero solo se puede pagar con un fondo disponible o con un saldo en mano. Nunca debe tener un saldo en efectivo a crédito.

Puntos clave

1. Primero, haga sus adiciones con lápiz y luego con tinta.

Al hacer el balance, recuerde deducir el total de los pagos del total de los recibos, solo insertando la diferencia (es decir, el saldo) en el lado del crédito por encima del total en el lado derecho de la cuenta de efectivo.

2. Reduzca la misma cantidad que se muestra en el lado del crédito arriba como saldo deudor ahora por debajo del total en el lado izquierdo de la cuenta. Este saldo deudor es simplemente el exceso de pagos en exceso de recibos.

3. Los totales de la cuenta de efectivo deben estar en el mismo nivel horizontal, y la línea inferior debe tener doble regla para indicar un total.

4. Con un poco de concentración, estos sencillos ejercicios del libro de caja le enseñarán rápidamente cómo registrar transacciones de efectivo elementales, lo que le llevará a la rutina de contabilizar el libro mayor.