Cuentas por cobrar: definición
Cuentas por cobrar surgen de las ventas a crédito. Para muchas empresas minoristas, las cuentas por cobrar representan una parte sustancial de sus activos corrientes.
La función del departamento de crédito de una empresa es establecer y hacer cumplir las políticas crediticias.
Las políticas de crédito deben proteger a la empresa contra deudas incobrables excesivas, pero no deben ser tan restrictivas como para eliminar a los clientes que, a pesar de no tener una calificación crediticia perfecta, es probable que paguen.
Cuentas por cobrar: definición
Los contables divulgan cuentas por cobrar cuando la compañía informante tiene derecho a recibir efectivo, algún otro activo o servicios de otra parte.
Generalmente, solo los derechos legales existentes se revelan en el cuerpo del balance.
Los derechos contingentes (o potenciales) a cobrar pueden divulgarse en notas a pie de página si son materiales y si se proporciona información suficiente para permitir que el lector comprenda la contingencia.
Por ejemplo, si la administración cree que ganará una demanda que presentó contra otra empresa, no se puede registrar una cuenta por cobrar hasta que la administración haya firmado un acuerdo o el tribunal haya dictado sentencia a su favor.
Las fuentes principales de cuentas por cobrar son transacciones con clientes en las que se les permite pagar más tarde. Estos elementos se etiquetan colectivamente como cuentas por cobrar comerciales.
Cuentas por cobrar ocasionalmente surgen de prestar dinero en efectivo a terceros, pero estas transacciones son inusuales para la mayoría de las empresas que no son instituciones financieras.
Otros tipos de transacciones pueden generar cuentas por cobrar, como pagos de anticipos y depósitos, o presentación de reembolsos de impuestos.
Impacto de las cuentas por cobrar en las empresas
En comparación con el efectivo, existe más riesgo asociado con las cuentas por cobrar debido a la posibilidad de no cobrar el monto total adeudado. Este riesgo puede reducirse mediante un acuerdo de garantía con el deudor.
El riesgo puede tolerarse si genera ingresos a través de cargos financieros o mediante un aumento de las ventas.
La gerencia intenta reducir el riesgo controlando los procedimientos para otorgar crédito. También se crean controles para asegurar que los saldos de las cuentas por cobrar se declaren correctamente y que los deudores se facturen correctamente.
Tipos de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar vienen en varios tipos. La mayoría de ellos, sin embargo, se pueden clasificar como cuentas o notas.
Cuentas por cobrar por lo general, pueden aumentarse (hasta un nivel específico) siempre que el deudor lo desee y no necesariamente se pagan de acuerdo con un programa rígido.
Las cuentas a cargo de los clientes son ejemplos principales de cuentas por cobrar. Se conocen como cuentas abiertas si el cliente tiene la libertad de agregarlas. Por lo general, generan interés solo después de que haya transcurrido un período de tiempo determinado.
Documentos por cobrar están acreditados por un documento firmado. Los términos o montos de la deuda no se pueden cambiar sin sustituir otro documento. Por lo general, se establece una fecha de vencimiento para los pagarés que devengan intereses a partir del día en que se firman.
Tanto los pagarés como las cuentas por cobrar son legalmente exigibles. Los pagarés se pueden convertir más fácilmente en efectivo porque a menudo son instrumentos negociables. Es decir, se pueden vender o transferir más fácilmente a otros.
Clasificación de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar comerciales que surgen de las ventas ordinarias generalmente se cobran dentro de un año o el ciclo operativo y, por lo tanto, se clasifican como activos corrientes.
Otras cuentas por cobrar que surgen de préstamos a personas externas, empleados o accionistas deben mostrarse por separado de las cuentas por cobrar comerciales. Si la cuenta por cobrar vence dentro de un año o del ciclo operativo, debe clasificarse como corriente.
Si la cuenta por cobrar surge de un préstamo a un accionista o empleado y no hay una fecha de vencimiento definida, debe considerarse no corriente. Se incluye en la sección de inversiones a largo plazo u otros activos del balance.
Ejemplo
El informe anual de JC Penney proporciona un buen ejemplo de cómo se presentan las cuentas por cobrar en los estados financieros corporativos.
En la sección de activos corrientes de su balance general al 31 de enero de 2020, las cuentas por cobrar totales se enumeran netas en $ 3.673 millones. Sin embargo, en las notas a pie de página de las declaraciones, esta cifra está desagregada, como se muestra a continuación.
Cuando las cuentas por cobrar se descuentan con recurso, surge el problema de si la transferencia debe tratarse como una venta o como garantía para un préstamo. El FASB tiene reglas más allá del alcance de este artículo que están relacionadas con este tema.
En cualquier caso, cualquier pasivo contingente que surja de las notas descontadas tratadas como ventas debe revelarse en las notas a los estados financieros.
Objetivos contables
Para ayudar a los lectores de los estados financieros a evaluar el poder adquisitivo de una empresa, los PCGA exigen el informe de los ingresos por intereses devengados por las cuentas por cobrar y las pérdidas incurridas por la falta de cobro.
Para ayudar en la evaluación de la solvencia, los contadores clasifican las cuentas por cobrar según su fecha de vencimiento. Las cuentas por cobrar que se espera cobrar dentro de los 12 meses posteriores al ciclo operativo se clasifican como corrientes. Todos los demás son no actuales.
Además, los contadores revelan la cantidad neta de efectivo que se espera cobrar, así como los acuerdos de garantía.
Para ayudar a los usuarios de los estados financieros a tomar otras decisiones, los PCGA exigen otras divulgaciones con respecto a las cuentas por cobrar. Uno de los métodos más utilizados para proporcionar esta información consiste en distinguir las cuentas por cobrar comerciales de las no comerciales.
Las cuentas por cobrar comerciales surgen de transacciones normales con los clientes. Las cuentas por cobrar no comerciales, por otro lado, surgen de transacciones que están fuera de esta línea normal de actividad.
Los usuarios pueden estar interesados en conocer el origen de estas cuentas por cobrar así como los montos y fechas de vencimiento.
Esta forma de divulgación es útil para tratar las transacciones con partes relacionadas entre la firma y cualquiera de las siguientes partes interesadas:
- Otra empresa afiliada
- Un accionista
- Un empleado
- Miembros de la familia de un accionista o empleado
El propósito de la divulgación es revelar que la cuenta por cobrar surgió de una transacción que puede no haber sido ejecutada en condiciones de plena competencia.
En consecuencia, las cuentas por cobrar de estas partes relacionadas se identifican por separado para asegurar que los usuarios estén al tanto de los eventos subyacentes.
Otras categorías de cuentas por cobrar no comerciales se revelan por separado si hay información importante que se transmite al lector al hacerlo. En el caso de que la clasificación separada no sea útil, se pueden combinar en una sola partida de otras cuentas por cobrar.
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