¿Qué son los asientos de contabilidad?

Definición de asientos contables

Un asiento contable es el método utilizado para introducir una operación contable en los registros contables de una empresa. Los registros contables se agregan al libro mayor, o los asientos pueden registrarse en diversos sublibros, que posteriormente se transfieren al libro mayor. Esta información se utiliza luego para elaborar los estados financieros al final del período objeto de examen.

Debe haber un mínimo de dos partidas en un asiento, aunque no hay un límite superior para el número de partidas que se pueden incluir. Un asiento de dos líneas se conoce como un asiento simple, mientras que uno que contiene más partidas se denomina asiento compuesto. Una empresa puede utilizar muchos asientos en un solo período de presentación de informes, por lo que es mejor utilizar un número mayor de asientos simples que un número menor de asientos compuestos, a fin de aclarar el motivo de los asientos. Esto es útil cuando las anotaciones en el diario se investigan en una fecha posterior, y especialmente cuando las revisan los auditores.

Siempre que se crea una operación contable, se impactan por lo menos dos cuentas, registrándose un asiento de débito en una cuenta y un asiento de crédito en la otra.

Los totales de los débitos y créditos de cualquier transacción deben ser siempre iguales entre sí, de modo que se diga siempre que una transacción contable está «en equilibrio». Si una operación no estuviera en equilibrio, no sería posible crear estados financieros. Por lo tanto, la utilización de los débitos y créditos en un formato de registro de transacciones a dos columnas es el más esencial de todos los controles sobre la exactitud de la contabilidad.

En un entorno contable más reducido, el contable puede registrar asientos. En una empresa más grande, un contador del libro mayor suele encargarse de registrar los asientos, lo que permite cierto control sobre la forma en que se registran los asientos.

Formato del asiento de diario

Como mínimo, un asiento contable debe incluir lo siguiente:

Las cuentas en las que se registrarán los débitos y los créditos

La fecha de la entrada

El ejercicio contable en el que debe registrarse el asiento de diario

El nombre de la persona que registra la entrada

Cualquier autorización de gestión

Un número único para identificar el asiento del diario

Ya sea que la entrada sea una entrada de una sola vez, una entrada recurrente o una entrada inversa.

Puede ser necesario adjuntar una amplia documentación al asiento de diario, para demostrar por qué se está registrando; como mínimo, proporcione una breve descripción del asiento de diario.

Tipos especiales de asientos contables

Un asiento de anulación es el que se anula manualmente en el siguiente período de presentación de informes o que es anulado automáticamente por el programa informático de contabilidad en el siguiente período de presentación de informes.

Un asiento de diario recurrente es aquel que se repite en cada período de informe sucesivo, hasta que se alcanza una fecha de terminación. Esto puede hacerse manualmente o puede configurarse para que se ejecute automáticamente en un sistema de software de contabilidad.

Ejemplos de asientos contables

La Corporación Arnold vende un producto a un cliente por €1,000 en efectivo. Esto resulta en ingresos de €1,000 y efectivo de €1,000. Arnold debe registrar un aumento de la cuenta de efectivo (activo) con un débito, y un aumento de la cuenta de ingresos con un crédito. La entrada es:

 Débito Crédito

Efectivo 1.000
Ingresos 1.000

La Corporación Arnold también compra una máquina por 15.000 dólares a crédito. Esto resulta en una adición a la cuenta de activos fijos de la maquinaria con un débito, y un aumento en la cuenta de cuentas por pagar (pasivo) con un crédito. La entrada es:

 Débito Crédito

Maquinaria – Activos fijos 15.000
Cuentas por pagar 15.000
Ingreso desequilibrado en el diario

Si se crea un asiento en el que los totales del Debe y del Haber no son los mismos, esto se denomina un asiento desequilibrado. Si se intenta introducir un asiento de diario no equilibrado en un sistema de contabilidad computarizado, es probable que los controles de verificación de errores del software rechacen el asiento. Sin embargo, si crea un asiento de diario no balanceado en un sistema de contabilidad manual, el resultado será un balance de prueba no balanceado, lo que a su vez significa que el balance no se balanceará. El siguiente asiento de diario está desequilibrado; tenga en cuenta que el total del débito es menor que el total del crédito. En tales casos, debe corregir el asiento de diario desequilibrado subyacente antes de poder emitir estados financieros.

 Débito Crédito

Maquinaria – Activos fijos 10.000
Cuentas por pagar 15.000
Fraude en el registro del diario

Es mucho más común que los contadores cometan fraudes mediante el uso de asientos contables que mediante el uso de transacciones tan comunes como el registro de facturas de proveedores y la creación de facturas de clientes. La razón es que estas transacciones más comunes tienen un sistema de controles construido en torno a ellas que está diseñado para detectar una variedad de problemas. Por el contrario, hay menos controles sobre los asientos, lo que facilita a alguien la creación de una transacción fraudulenta. Estas transacciones son especialmente difíciles de detectar si la cantidad registrada se considera irrelevante, en cuyo caso es poco probable que los auditores detecten las transgresiones.