¿Qué son los controles internos de la nómina?

Controles generales de la nómina

Considere la posibilidad de utilizar una selección de los siguientes controles para casi todos los sistemas de nómina de sueldos, independientemente de la forma en que se acumule la información sobre el tiempo de trabajo o la forma en que se pague a los empleados:

Auditoría. Haga que los auditores internos o los auditores externos realicen una auditoría periódica de la función de nómina para verificar si los pagos de la nómina se calculan correctamente, si los empleados a los que se paga siguen trabajando para la empresa, si los registros de tiempo se acumulan correctamente, etc.

Modificar las autorizaciones. Sólo se permite un cambio en el estado civil de un empleado, la retención de asignaciones o deducciones si el empleado ha presentado una solicitud escrita y firmada para que la empresa lo haga. De lo contrario, no hay prueba de que el empleado quería que se hiciera un cambio. El mismo control se aplica para cualquier cambio de tasa de pago solicitado por un gerente.

Registro de seguimiento de cambios. Si está procesando la nómina en la empresa con un módulo de nómina computarizado, active el registro de seguimiento de cambios y asegúrese de que el acceso a él sólo esté disponible a través de una interfaz protegida por contraseña. Este registro rastreará todos los cambios realizados en el sistema de nómina, lo cual es muy útil para rastrear entradas erróneas o fraudulentas.

Informes de verificación de errores. Algunos tipos de errores en la nómina pueden detectarse ejecutando informes que sólo muestren los elementos que se salen de la distribución normal de los resultados de la nómina. Puede que no todos ellos indiquen ciertos errores, pero la probabilidad de que se produzcan errores subyacentes es mayor para las posiciones notificadas. El encargado de la nómina o un tercero que no participe en las actividades de la nómina debe ejecutar y revisar estos informes.

Líneas de tendencia de gastos. Busque las fluctuaciones de los gastos relacionados con la nómina en los estados financieros y luego investigue las razones de las fluctuaciones.

Emite un informe de pagos a los supervisores. Envíe una lista de pagos a los empleados a cada supervisor de departamento, con una solicitud para revisarla para ver si los montos de pago son correctos y los nombres no son familiares. Pueden identificar los pagos que se están haciendo a los empleados que ya no trabajan para la empresa.

Restringir el acceso a los registros. Guarde bajo llave los archivos de los empleados y los registros de nómina en todo momento cuando no se estén utilizando, para evitar el acceso no autorizado. Utilice la protección con contraseña si estos registros se almacenan en línea. Esta precaución no es sólo para evitar que alguien acceda a los registros de otro empleado, sino también para evitar que se realicen cambios no autorizados en los registros (por ejemplo, en la tasa de pago).

Separación de funciones. Haga que una persona prepare la nómina, otra la autorice y otra cree los pagos, reduciendo así el riesgo de fraude a menos que varias personas se confabulen para hacerlo. En las empresas más pequeñas en las que no hay suficiente personal para una adecuada separación de funciones, insista por lo menos en que alguien revise y autorice la nómina de sueldos antes de que se envíen los pagos a los empleados.

Controles del cálculo de la nómina

En la siguiente lista de posibles controles se abordan cuestiones como la falta de hojas de asistencia, el tiempo de trabajo incorrecto y los cálculos de pago incorrectos. Lo son:

Sistemas automatizados de control de tiempo. Dependiendo de las circunstancias, considere la posibilidad de instalar un reloj de tiempo computarizado. Estos relojes tienen una serie de controles incorporados, como por ejemplo, permitir que los empleados sólo fichen a la entrada o a la salida de sus turnos designados, no permitir horas extras sin una anulación de la supervisión, y (para los relojes biométricos) eliminar el riesgo de que los compañeros fichen. Además, debe enviar cualquier informe de excepción generado por estos relojes a los supervisores para su revisión.

Verificación del cálculo. Si está calculando manualmente la nómina, haga que una segunda persona verifique todos los cálculos, incluyendo las horas trabajadas, las tasas de pago utilizadas, las deducciones de impuestos y las retenciones. Es más probable que una segunda persona realice un examen minucioso que la persona que originó los cálculos.

Verificación de las horas trabajadas. Haga siempre que un supervisor apruebe las horas trabajadas por los empleados, para evitar que los empleados cobren más tiempo del que realmente trabajaron.

Compare el registro de la nómina con los documentos de apoyo. El registro de la nómina muestra los salarios brutos, las deducciones y los pagos netos, por lo que es un buen documento resumen del que se puede rastrear hasta los documentos de apoyo para fines de verificación.

Compara las tarjetas de tiempo con la lista de empleados. Existe un riesgo considerable de que un empleado no entregue una hoja de tiempo a tiempo, y por lo tanto no se le pague. Para evitar este problema, imprima una lista de los empleados activos al comienzo del procesamiento de la nómina y marque los nombres de la lista cuando reciba sus hojas de asistencia.

Verificación de horas extras trabajadas. Aunque no requiera que los supervisores aprueben las horas trabajadas por los empleados, al menos haga que los supervisores aprueben las horas extras trabajadas. Hay una prima de pago asociada a estas horas, por lo que el costo para la empresa es mayor, así como la tentación de los empleados de reclamarlas.

Aprobación de cambio de sueldo. Considere la posibilidad de exigir no sólo una firma de aprobación para un cambio de sueldo de un empleado, sino dos firmas, una del supervisor del empleado y otra del supervisor de nivel superior. De esta manera se reduce el riesgo de colusión en la modificación de las tasas de pago.

Controles de pago con cheques

Cuando se paga a los empleados con cheques, se necesitan varios controles para mitigar los riesgos de fraude y diversos errores. Los controles clave son:

Actualizar las autorizaciones de firma. Cuando los firmantes de los cheques dejan la empresa, elimínelos de la lista de firmantes de cheques autorizados y envíe esta información al banco. De lo contrario, podrían seguir firmando los cheques de la empresa.

Entregue los cheques a los empleados. Siempre que sea posible, entregue los cheques directamente a los empleados. De esta manera se evita un tipo de fraude en el que un empleado de la nómina crea un cheque para un empleado fantasma y lo embolsa. Si esto es un control demasiado ineficiente, considere distribuir los cheques manualmente de vez en cuando.

Guarde bajo llave los cheques de pago no distribuidos. Si está emitiendo cheques de pago directamente a los empleados y alguien no está presente, entonces encierre su cheque en un lugar seguro. De lo contrario, ese cheque podría ser robado y cobrado.

Compare las direcciones. Si la empresa envía cheques a sus empleados, haga coincidir las direcciones de los cheques con las direcciones de los empleados. Si más de un cheque va a la misma dirección, puede ser porque un empleado de la nómina está dirigiendo pagos ilícitos para empleados falsos a su dirección.

Cuenta de cheques de nómina. Debe pagar a los empleados desde una cuenta corriente separada y depositar en esta cuenta sólo el monto de los cheques pagados. De esta manera se evita que alguien aumente fraudulentamente la cantidad de un cheque de pago existente o cree uno completamente nuevo, ya que los fondos de la cuenta no serán suficientes para pagar el cheque alterado.

Es posible que varios controles se refuerzan entre sí, de modo que hay efectos superpuestos resultantes de los múltiples controles. En estos casos, es posible que pueda eliminar con seguridad algunos controles, sabiendo que otros controles seguirán mitigando el riesgo de pérdida.

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