¿Qué son los documentos fuente en contabilidad?
Para completar los registros contables, un tenedor de libros debe tener documentos fuente para trabajar. Estos documentos muestran los efectos financieros de las transacciones.
Tipos de documentos fuente
Esta sección ofrece una descripción general y una descripción de los propios documentos fuente. Vienen en muchas formas y tamaños, pero se pueden dividir en tres categorías.
Documentos de ventas
El documento fuente clave relacionado con las ventas a crédito realizadas por la empresa es la factura.
Cuando una empresa entrega bienes o presta servicios y le da tiempo al comprador para pagar (en otras palabras, realiza una venta a crédito), emitirá una factura.
La factura establece los bienes o servicios proporcionados, da el nombre y la dirección del comprador y proveedor, indica el monto adeudado (identificando por separado cualquier IVA) y normalmente da una fecha o un límite de tiempo para el pago.
Sin embargo, considere lo siguiente: ¿Qué pasa si un cliente se queja de que a pesar de facturarle 1,000 unidades, solo envió 900?
En este escenario, el cliente puede emitir una nota de débito. Una nota de débito establece formalmente el déficit y la cantidad que el cliente cree que debería compensarse con la factura.
Ya sea que el cliente emita una nota de débito o no, la respuesta de la empresa (si cree que la queja está justificada) es emitir una nota de crédito.
Una nota de crédito se parece a una factura, pero indica que la cantidad que el cliente debe a la empresa se reducirá en la cantidad que se muestra.
Es posible que haya encontrado notas de crédito al comprar, como cuando devuelve productos. Cuando ya haya pagado los artículos, se ofrece una nota de crédito para permitir que se retire dinero de su PRÓXIMA compra.
En el mundo empresarial, las notas de crédito se levantan ANTES de que se pague la factura la mayor parte del tiempo, por lo que el monto se deduce del monto pagado por la compra ACTUAL. Sin embargo, el principio es exactamente el mismo.
A nivel práctico, las facturas originales y las notas de crédito se envían por supuesto al cliente. Es posible que esté trabajando desde una copia o, en algunos casos, simplemente desde una computadora que enumera las transacciones dentro del sistema de contabilidad.
También debe tener en cuenta que el vendedor puede enviar estados de cuenta mensuales del monto adeudado o recordatorios de facturas vencidas; estos no deben confundirse con las facturas, aunque puedan parecer similares.
Una empresa que vende principalmente en efectivo aún puede preparar facturas o recibos, que son muy similares a las facturas.
Sin embargo, para la mayoría de las empresas minoristas, el documento de origen con el que trabajarán los contables es el registro de caja. Esto muestra el monto total recibido por bienes y servicios, ya sea en efectivo, cheque o tarjeta.
Documentos de compra
En empresas muy pequeñas, como las que compran todo al contado, el único registro de compras será el recibo de pago. Para los pagos realizados con efectivo, también puede haber un recibo de caja chica.
Sin embargo, las empresas más grandes necesitan sistemas más formales para garantizar que las compras estén autorizadas por la persona adecuada y que los pagos de los bienes solo se realicen cuando se hayan recibido y verificado.
Suponga que Maiden Megastore solicita 5000 CD a Acme Artistes. Se toman los siguientes pasos:
Primero, Maiden prepara una orden de compra. Se trata de un formulario enviado a Acme en el que se detallan los 5.000 CD a suministrar y el precio a pagar (ya acordado entre las empresas).
La orden de compra debe estar autorizada a un nivel de administración apropiado dentro de Maiden.
Segundo, Acme envía los 5.000 CD y, al mismo tiempo, adjunta una nota de envío con los detalles del envío. Esto se verifica con la orden y Maiden lo aprueba.
Tercero, Acme envía una factura a Maiden por el precio acordado de los 5.000 CD.
Cuatro, Maiden compara la factura con la orden de compra y posiblemente la nota de envío. El objetivo es garantizar que los productos se hayan pedido y recibido realmente.
Una falla en el sistema en este punto significaría que un comerciante sin escrúpulos podría simplemente emitir facturas por bienes o servicios inexistentes a empresas tomadas de un directorio telefónico comercial y recibir el pago.
Si hay algún problema con el envío, se pueden emitir notas de débito y crédito.
Quinto y finalmente (y posiblemente después de que Acme haya tenido que emitir un estado de cuenta, ver arriba), Maiden envía a Acme un cheque por la cantidad adeuda. A menudo, esto se hace mediante un comprobante de pago que se puede arrancar de la factura.
No es normal en los negocios que Acme emita un recibo por el efectivo recibido si fue en respuesta a una factura. Acme ingresará el pago contra el monto adeudado por Maiden, sin dejar nada pendiente, y pagará el cheque en el banco.
Tenga en cuenta que la orden de compra y la nota de envío no son registros desde los que se deben ingresar las transacciones contables. Esto se debe a que no crean ni satisfacen obligaciones financieras.
Son útiles para calcular acumulaciones (es decir, gastos operativos adeudados al final de un período) para las cuentas finales, pero la razón principal para incluirlos aquí es para alertarle de su existencia, ayudándole a evitar confundirlos con otros documentos.
Documentos bancarios
La última categoría de documentos fuente utilizada para crear registros contables consiste en documentos bancarios. La mayoría de estos le resultará familiar gracias a su propia banca personal.
Los extractos bancarios son cruciales para la preparación de registros contables.
Pueden ser el único registro de determinadas transacciones, como los pagos realizados directamente en la cuenta bancaria de un proveedor por un cliente a través del sistema bancario (una transferencia BACS). En otros casos, resumirán la información disponible en otros lugares.
Los pagos realizados con cheque generarán dos registros diferentes. El cliente debe tener un talón de cheque completo (a menudo llamado talonario) en la chequera.
El proveedor debe tener un talón / talón de talón de pago completo en el libro de pagos, que muestre el pago del cheque en el banco. A veces, el banco del cliente no acepta los cheques (es decir, los rechaza).
Los cheques sin fondos se devuelven al proveedor que los abonó. Están marcados como referencia al cajón.
Continuando con el ejemplo anterior de Maiden Megastore, Acme y los 5,000 CD, observemos que cuando Maiden recibió por primera vez el cheque de Acme, se ingresó en los registros contables con el resultado de que ahora se muestra que Maiden no debe nada.
Si el cheque se devuelve sin ser pagado, no tiene valor. Además, se tendrá que hacer otra entrada para revertir el pago en los libros de Acme. Esto asegura que Maiden se muestre una vez más como aún adeuda el dinero adeudado por los 5,000 CD.
Se tendrá que hacer un ajuste similar en los libros de Maiden para reflejar el hecho de que todavía le deben a Acme el precio de los CD.