Gastos pagados por adelantado: definición
Los gastos no vencidos o pagados por anticipado son los gastos por los cuales se han realizado pagos, pero los beneficios o servicios completos aún no se han recibido durante ese período.
Dichos pagos se dividen en dos partes. La primera parte, que comprende los beneficios recibidos, es un gasto.
En cuanto a la segunda parte, que involucra los beneficios o servicios entrantes utilizados en el próximo período, esto representa los activos corrientes, también conocidos como gastos no vencidos, gastos pagados por adelantado o gastos pagados por adelantado.
Al final del período contable que implica el pago por adelantado, la parte vencida pasa a formar parte del estado de resultados como cualquier otro gasto; la parte no vencida pasa a formar parte del balance como cualquier otra activo corriente.
Gastos pagados por adelantado: explicación
Al final del año, puede haber gastos cuyos beneficios se hayan recibido pero no pagado y gastos que se hayan pagado, pero su beneficio aparecerá en el próximo año financiero.
Ejemplo
El 1 de septiembre de 2019, el Sr. John compró un automóvil y lo aseguró por un año, pagando $ 4,800 como prima. Cuando pagó esta prima, cargó en su cuenta de gastos de seguro el monto total, es decir, $ 4,800.
El balance de prueba, elaborado el 31 de diciembre de 2019, asumió que no tenía otro seguro y su cuenta de gastos de seguro mostraría un saldo de $ 4.800. Sin embargo, solo una parte de esta cantidad se refiere a 2019.
La prima cubre doce meses desde el 1 de septiembre de 2019 hasta el 31 de agosto de 2020, es decir, cuatro meses de 2019 y ocho meses de 2020. Sería incorrecto cargar la totalidad de $ 4,800 a la cuenta de pérdidas y ganancias de 2019.
Los gastos de seguro correctos para 2019 comprenden 4/12 de $ 4,800 = $ 1,600. El saldo, $ 3,200 (4,800 – 1,600), se relaciona con 2020 y debe cargarse a la cuenta de pérdidas y ganancias de ese año.
Aunque el Sr.John’s balance de prueba no lo divulga, hay un activo circulante de $ 3,200 al 31 de diciembre de 2019. Por lo tanto, lo que se ha pagado sigue siendo un activo a menos que se utilice por completo.
Por lo tanto, el balance de prueba del Sr.John al 31 de diciembre de 2019 requerirá un ajuste para demostrar que:
- El gasto de seguro correcto para el año es menor que la cantidad indicada por el balance de prueba.
- Existe un activo corriente a favor del Sr.John por un monto igual al valor del seguro no utilizado o no vencido.
Asientos de diario para gastos pagados por adelantado
La siguiente entrada de diario acomoda un gasto prepago:
- Dr. Prepago Expense A / c (una cuenta recién abierta)
- Cr. La Cuenta de Gastos Relevantes Con el monto correspondiente al año siguiente
En el caso del Sr.John, el diario la entrada mostraría:
La entrada de diario anterior tendría dos efectos:
- Al preparar la cuenta de pérdidas y ganancias, los gastos del seguro ascenderán a $ 1,600 ($ 4,800 menos $ 3,200)
- Al preparar el hoja de balance, seguro prepago, $ 3200, se mostrará como activo corriente
Proceso contable para gastos pagados por adelantado o no vencidos
Los gastos pagados por adelantado o no vencidos se pueden registrar bajo dos métodos: método de activos y método de gastos. El proceso de contabilidad bajo ambos métodos se explica a continuación.
1. Método de activos
Entrada en el momento del pago en efectivo
Este método considera un gasto pagado por adelantado registrado como un activo. El pago de gastos por adelantado aumenta un activo (gastos pagados por adelantado o no vencidos) y disminuye otro activo (efectivo).
El asiento del diario en el momento del pago muestra:
Ajustando la entrada
Una parte vencida del gasto prepago aumenta el gasto y disminuye el activo al realizar la siguiente entrada de ajuste al final del período contable:
2. Método de gastos
Entrada en el momento del pago en efectivo
Este método registra inicialmente el pago por adelantado como un gasto realizando el siguiente asiento en el diario:
Ajustando la entrada
Si una parte del pago anticipado permanece sin expirar al final de un período, se realiza la siguiente entrada de ajuste para convertir esa parte en un activo (es decir, gastos pagados por anticipado):
Ejemplo
The Blue Sky Sports Merchant cierra sus libros el 31 de diciembre. El 1 de octubre de 2016, pagó una prima de seguro de $ 1.800 por 12 meses. ¿Qué entrada de ajuste debe hacerse en los libros de Blue Sky el 31 de diciembre de 2016?
Solución
Usando el método de activos
Al utilizar el método de activos para registrar el pago anticipado de su prima de seguro, se registrará la cantidad total de $ 1,800 como un activo al realizar la siguiente entrada en el diario el 1 de octubre de 2016:
El 31 de diciembre de 2016, la siguiente entrada de ajuste convertirá la parte vencida del seguro prepago (1.800 × 3/12 = $ 450) en un gasto:
Ucantar el método de gastos
Al utilizar el método de gastos, se registrará la cantidad total de $ 1,800 como gasto al realizar la siguiente entrada en el diario el 1 de octubre de 2016:
El 31 de diciembre de 2016, realizar la siguiente entrada de ajuste convertirá la parte no vencida del seguro (1.800 × 9/12 = $ 1.350) en un activo:
Tenga en cuenta que la cantidad por la que se realiza el ajuste difiere según dos métodos, pero las cantidades finales son las mismas, es decir, un gasto de seguro de $ 450 y un seguro prepago de $ 1350.
Impacto en los estados financieros
Si Blue Sky prepara sus estados financieros el 31 de diciembre de 2016, la parte vencida del pago por adelantado (es decir, $ 450) aparecerá en el estado de resultados como un gasto y la parte no vencida (es decir, $ 1350) aparecerá en el balance general como un activo.
