Revistas especiales: definición
Revistas especiales manejar transacciones específicas tales como recibos de efectivo o Ventas. El uso de diarios especiales reduce significativamente el tiempo necesario para registrar transacciones y contabilizarlas en el libros de contabilidad.
Revistas especiales: explicación
La mayoría de las transacciones de la empresa se pueden clasificar en cuatro grupos. Estos grupos, así como el diario especial utilizado para registrar las transacciones correspondientes, se muestran a continuación:
En las pequeñas empresas, donde las transacciones ocurren con poca frecuencia, cada transacción se registra en un diario general y luego se contabiliza en las cuentas relacionadas en el libro mayor.
Una sola revista es satisfactoria para pequeños negocio empresas donde el volumen de transacciones suele ser pequeño.
En las grandes empresas, donde las transacciones de varias categorías ocurren cientos o miles de veces al mes, es inconveniente registrarlas en el diario general.
Además, puede resultar imposible que un contable / contador registre todas las transacciones de una gran empresa en un solo diario.
Para superar este problema, la revista se divide en sub-revistas denominadas revistas especiales, que son diseñado para registrar transacciones de una naturaleza específica.
Revistas especiales solo son necesarios para transacciones frecuentes o repetitivas. Por ejemplo, una empresa tiene muchas transacciones en las que dinero en efectivo se recibe y muchos en los que se paga en efectivo.
Un diario especial registrará los recibos de efectivo y otro registrará los pagos en efectivo.
Si una transacción en particular no encaja en uno de los grupos anteriores, se registra en el diario general. Este diario es el tipo que hemos estado usando hasta este momento.
Sin embargo, para muchas empresas, la mayoría de las transacciones se pueden registrar en diarios especiales. Con fines ilustrativos, la siguiente discusión se basa en un sistema de contabilidad manual.
Por lo tanto, una o más personas deben registrar las transacciones a mano en los diarios correspondientes. A continuación, estas transacciones deben contabilizarse a mano en la dirección general y libros de contabilidad subsidiarios.
El uso generalizado de microcomputadoras ha permitido incluso a las pequeñas empresas automatizar sus sistemas contables.
Las revistas especiales que ilustraremos son ejemplos de las que se encuentran en muchos libros mantenidos manualmente, pero no son los únicos tipos que se utilizan. Muchas empresas diseñan sus revistas especializadas para satisfacer sus necesidades particulares.
Tipos de revistas especiales
El número de revistas especiales que utiliza una empresa depende del tamaño y las necesidades de una empresa en particular. Analizaremos seis revistas especiales de uso común. Estos son:
- Diario de compras
- Compras devoluciones y diario de bonificaciones
- Diario de ventas
- Diario de devoluciones y bonificaciones de ventas
- Diario de recibos de efectivo
- Diario de pagos en efectivo
Las entradas que no son repetitivas se registran en el diario general. Ejemplos de tales entradas son ajustar entradas, cerrar entradas, transferir entradas y corregir entradas.
Ventajas de las revistas especiales
Mantener diarios especiales para transacciones repetitivas ofrece muchas ventajas a las organizaciones empresariales, tales como:
Aumento de la eficiencia
La adopción de diarios especiales significa que el registro de transacciones comerciales puede confiarse a varios empleados, similar a la división del trabajo que aumenta la eficiencia de los contables o contables.
Reducción de errores
Cada diario especial es manejado por una persona en particular, quien se familiarizará con el trabajo que se le asigna. Este enfoque reduce potencialmente los errores de contabilidad.
Reducción de la grabación detallada
En diarios especiales, cada transacción se registra en una sola línea diseñada para brindar toda la información necesaria.
Por ejemplo, la compra de una mercancía se registra en una sola línea que registra crédito a la cuenta del proveedor, el nombre del proveedor, la fecha y el monto, y cualquier otra información deseada.
Reducción de la contabilización detallada
Los diarios especiales eliminan destino. Solo se realiza una contabilización del importe total en el cuenta contable al final del mes u otro período apropiado. Por ejemplo, si una empresa tiene 2.000 compras en cuenta durante el mes, el compras La cuenta se debitará una vez, no 2.000 veces.
Reduce las posibilidades de fraude
Los diarios especiales registran las transacciones cronológicamente, lo que reduce las posibilidades de alteración fraudulenta en un cuenta. Además, una persona en particular es responsable de su corrección.
Mejor control interno
Las revistas especiales ofrecen mejores control porque estos revistas dividir el trabajo para que ningún empleado tenga responsabilidades en conflicto.
Ahorro de tiempo
En los diarios especiales, varios empleados pueden llevarlo a cabo simultáneamente en lugar de un solo empleado, por lo que las transacciones comerciales se pueden escribir mucho más rápidamente.
Ahorros en gastos de contabilidad
Los diarios especiales permiten la recodificación de numerosos actas en una revista en una línea. Este enfoque puede ahorrar gastos de contabilidad y mano de obra.
Referencias futuras
Un diario registra transacciones similares, lo que simplifica las referencias futuras a cualquiera de ellas.
Control interno y diarios especiales
La separación de funciones es un aspecto integral de control interno. Si es posible, diferentes personas deben registrar las transacciones en cada uno de los diarios especiales.
Dependiendo del tamaño y la complejidad del departamento de contabilidad, es posible que no sea posible una separación total de funciones. Sin embargo, no todo el personal contable debe tener acceso al diario general.
Este diario debe registrar transacciones no rutinarias, y muchas de estas transacciones deben ser aprobadas por el jefe del departamento de contabilidad o por alguien con autoridad similar.
Por otro lado, las transacciones de rutina se registran en diarios especiales y no requieren autorización.
