El problema con los códigos de cuenta numéricos
La estructura típica del código de cuenta utiliza un código numérico de cuatro o cinco dígitos que describe una cuenta principal, seguido de un guión y luego un código numérico de dos o tres dígitos que describe un departamento. Históricamente, estos códigos se han expresado en formato numérico. Por ejemplo, la cuenta de gastos de suministros se puede codificar como 74000, con dígitos de departamento adicionales que se ven así:
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74000-100 = Gastos de suministros, departamento de contabilidad
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74000-200 = Gastos de suministros, departamento de producción
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74000-300 = Gastos de suministros, departamento de marketing
Alternativamente, si un plan de cuentas contiene información financiera para varias subsidiarias (en lugar de departamentos), el código de gastos de suministros puede aparecer de la siguiente manera:
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74000-100 = Gastos de suministros, división de estudios aéreos
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74000-200 = Gastos de suministros, división de recuento de terrenos
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74000-300 = Gastos de suministros, división de anomalías subacuáticas
En cualquier caso, el empleado que ingresa asientos de diario o transacciones debe comprender qué códigos de departamento o subsidiaria usar, que no son demasiado claros. Aunque el software de contabilidad puede indicar un nombre de cuenta en algún lugar de la pantalla de la computadora, es posible que el empleado no lo vea. Si es así, es muy posible que una transacción se cargue contra el código de cuenta incorrecto, lo que significa que puede cargarse contra un departamento o subsidiaria incorrecta.
Una técnica excelente para evitar la codificación incorrecta de la cuenta es asociar códigos de gastos específicos con cada proveedor, así como mediante el empleo de plantillas de asientos de diario predefinidas de forma repetitiva. No obstante, todavía existe un riesgo significativo de que las transacciones únicas o poco utilizadas se codifiquen incorrectamente.
Códigos de cuenta alfanuméricos
Una posible solución a los errores de codificación es utilizar códigos de cuenta alfanuméricos. Hacerlo le permite asignar un significado a un código de cuenta. Por ejemplo, el nombre de un departamento se puede contratar en un código de tres dígitos, como ACC para el departamento de contabilidad o MAR para el departamento de marketing. Esto significa que los códigos de cuenta en el ejemplo anterior para el departamento de contabilidad cambiarían de 74000-100 a 74000-ACC. De manera similar, el código subsidiario 74000-300 que se acaba de mencionar podría cambiarse a 74000-UND para denotar la división de anomalías subacuáticas. En resumen, el uso de codificación alfanumérica permite el uso de códigos de cuenta que tienen significados únicos y, por lo tanto, es menos probable que se codifiquen incorrectamente.