¿Qué es un documento fuente en contabilidad?

Un documento fuente es el documento original que contiene los detalles de una transacción comercial. Un documento original captura la información clave sobre una transacción, como los nombres de las partes implicadas, los importes pagados (si los hay), la fecha y el contenido de la transacción. Los documentos originales suelen identificarse con un número único, de modo que pueden diferenciarse en el sistema de contabilidad. La prenumeración de los documentos es particularmente útil, ya que permite a una empresa investigar si falta algún documento.

Una vez que la información de un documento original se ha registrado en el sistema contable, el documento original se indiza para facilitar el acceso y se archiva. Los documentos generados durante el último año se almacenan generalmente en el sitio, mientras que los documentos más antiguos se almacenan en instalaciones de almacenamiento externas menos costosas.

Los documentos fuente son fundamentales para los auditores, que los utilizan como prueba de que las transacciones registradas se produjeron realmente. Un documento original también es utilizado por las empresas como prueba cuando tratan con sus socios comerciales, generalmente en relación con un pago.

• Cheque cancelado
• Nota de crédito
• Recibo de depósito…
• Informe de gastos
• Factura
• Formulario de solicitud de materiales
• Orden de compra
• Tarjeta de tiempo
• Recibo de venta

A efectos probatorios, las imágenes electrónicas de los documentos originales son generalmente aceptables, aunque en algunos casos todavía puede requerirse documentación en papel.

Por lo general, es necesario conservar los documentos originales durante varios años. El Servicio de Impuestos Internos ordena intervalos de retención para algunos tipos de documentos relacionados con la nómina de sueldos. Si hay alguna duda sobre el período de retención de un documento, consulte con un abogado experto.